Účinný audit umožňuje společnosti určit a odstranit procedurální nedostatky. Účinná auditní zpráva objektivně zaznamenává zjištění a nabízí návrhy na zlepšení. Auditor podrobně uvede velikost zkušební skupiny, zkušební kritéria a zjištění. Nahlášené poznatky by měly být legitimní a podpořeny podpůrnými důkazy. Když vedení přezkoumá zjištění k přípravě odpovědi, záměr auditora během přípravy by měl být zřejmý v celém dokumentu. To umožňuje otevřenou komunikaci a příležitost napravit všechny procedurální nedostatky.
Vytvořte titulní stránku. Uveďte název společnosti a oddělení, které provádíte audit. Umístěte měsíc a rok, kdy došlo k auditu - ne datum, kdy jste zprávu skutečně zapsali. Pokud například dokončíte audit v dubnu 2011, ale zprávu nevydáte až do července, zadejte duben 2011 na obálku.
Zprávu o auditu adresujte vedoucímu oddělení, které je předmětem kontroly. Zkopírujte všechny příslušné nižší úrovně řízení.
Napište úvod do auditu. Uveďte pozadí oddělení, které je auditováno, včetně jeho funkce, velikosti a cílů.
Vymeďte cíle auditu. Zahrňte to, co jste hledali obecně a konkrétně. Váš obecný cíl je například zajistit účinné postupy a kontroly. Konkrétně můžete hledat komplexní zásady, správné úrovně schválení a přesnou dokumentaci.
Podrobte závěry, které jste vyvodili ze zprávy. Citujte konkrétní zjištění podrobně. Pokud zaznamenáte nedostatky v dokumentaci, poukazujte na přesný dokument a klauzuli, která chybí. Pokud je určitý postup neúčinný, bere na vědomí, že při poskytnutí důkazů o tom, proč nefunguje.
Vypracujte doporučení ohledně kroků, které vedení může podniknout k odstranění zjištěných nedostatků.
Poskytněte vedení příležitost reagovat na zjištění v auditu. Když obdržíte odpověď manažera, začleňte ho do vašeho přehledu.
Uvědomte si jakýkoli personál oddělení, který vám pomohl při dokončení auditu.
Dokončete tím, že jste zahrnuli kontaktní informace. Uveďte své jméno, název, telefonní číslo a e-mailovou adresu.
