Po jejich dokončení vyprší platnost formulářů W-9 prodejců, nezávislých a dodavatelů. IRS však vyžaduje, aby byly nahrazeny při změně specifických informací, včetně změn názvů, typu podnikatelského subjektu nebo čísla daňového poplatníka. I když to IRS nevyžaduje, vaše firma může požadovat aktualizované formuláře W-9 za účelem zachování přesných záznamů vašich poskytovatelů služeb.
Tipy
-
Formuláře W-9 obsahují důležité daňové informace o poskytovatelích služeb vašeho podniku a nevyprší. Některé změny informací však mohou mít za následek potřebu nového W-9.
Účel W-9
Formuláře IRS W-9 používají firmy ke shromažďování informací daňových poplatníků poskytovatelů služeb, kteří nejsou zaměstnancem. Finanční společnosti rovněž používají formulář W-9 pro hlášení zdanitelných úroků a dividend vyplácených klientům. Informace uvedené ve formuláři jsou zasílány do IRS, aby dokumentovaly platby, které podnik podnikl nezávislým dodavatelům a prodejcům, kteří byli zaplatili více než 600 dolarů za služby poskytované v průběhu kalendářního roku. IRS vyžaduje, aby osoby vyplnily formulář s jejich jménem, adresou, daňovým identifikačním číslem nebo číslem sociálního pojištění a podpisem. Dodavatelé a nezávislí dodavatelé jsou požádáni o název jejich podnikání, druh podnikatelského subjektu, identifikační číslo zaměstnance a podpis hlavního povinného. Všichni poskytovatelé služeb musí uvést, zda jsou osvobozeni nebo zda nejsou vyloučeni ze zálohování.
Pokud je požadován nový formulář W-9
Aby se zajistilo, že výnosy hlášené obchodním subjektem odpovídají údajům poskytnutým v daňových přiznáních poskytovatelů služeb, IRS vyžaduje výměnu stávajícího formuláře W-9 za několika okolností. Při změně jména osoby, například po sňatku, je zapotřebí nového W-9; Změna adresy však nevyžaduje výměnu W-9. Dalším důvodem by bylo, kdyby se podnik změnil z jednoho druhu právnické osoby na druhou. Například, pokud se jedná o vlastní firmu, změní se LLC, je vyžadován nový formulář W-9. Podobně by změna z identifikačního čísla daňového poplatníka na identifikační číslo zaměstnavatele vyžadovala náhradní formulář.
Změny v zadržení zálohování
IRS může podnikům pověřit, aby zadržely procento příjmů vyplácených konkrétním poskytovatelům služeb. Toto se nazývá zadržení zálohy. Peníze jsou zadrženy a zasílány do IRS z důvodů, které mohou zahrnovat nedostatečné platby daně, nesprávné daňové identifikační číslo nebo neposkytnutí daňového identifikačního čísla. Služba IRS vyžaduje nový formulář W-9, když je podnikům zadáno zahájení zadržení záloh pro nezávislého dodavatele nebo dodavatele. V náhradním formuláři musí být uvedena změna v zadržení zálohy od osvobozeného do nezúčtovaného.
