Předběžně schválený plán platby, jinak známý jako PAPP, poskytuje pohodlí vašim zákazníkům i fakturačnímu oddělení. Tím, že povolíte vaší společnosti převést určitou částku z kontrolního nebo spořícího účtu na předem stanovený termín, se vaši zákazníci nebudou muset vypořádat s potížemi při provádění pravidelných plateb. Stejně tak uspořádání osvobozuje fakturační oddělení od vystavení faktur a zpracování některých plateb. Vzhledem k tomu, že potřebujete písemné oprávnění pro přístup k účtu, který je součástí jiného zákazníka, musíte si písemně zajistit přístup k účtu pomocí formuláře PAPP.
Shromažďujte základní informace o zákaznících. Formátovat oddíly na formuláři, aby zákazníci zadali své jméno, telefonní číslo společnosti a fakturační adresu ve formuláři PAPP. Zahrnout pole pro všechny informace o zákaznících, které vaše fakturační oddělení udržuje pro každého zákazníka.
Shromažďujte informace na běžném účtu, ze kterého zákazník schvaluje platbu. Sbírejte jméno a adresu domovské banky, její směrovací číslo - první devítimístné číslo umístěné v levém dolním rohu šeku - a číslo bankovního účtu - série čísel, která se řídí směrovacím číslem. Banky vytvářejí systémy číslování vlastních účtů, takže mohou mít jakoukoli délku.
Vyzvedněte zrušenou kontrolu od zákazníka a potvrďte informace o běžném účtu.
Uveďte písemné prohlášení, které autorizuje vaši společnost, aby podle potřeby provedlo výběr z daného účtu. Pokud zůstanou konstantní datum fakturace a vyúčtované částky, nechte prázdné doklady pro zákazníka nebo fakturační agenturu dokončit. Příkazový vzorek by přečetl: "Tímto autorizuji (název společnosti), aby debetoval můj účet za $ ** _ na** _ každého měsíce. Potvrzuji, že mám oprávnění schválit debty z výše uvedeného účtu a souhlasím s podmínkami uvedenými v této smlouvě."
Poskytněte zákazníkům prostor k podpisu a datu prohlášení o autorizaci vašeho účtu.
V části "Smluvní podmínky" zahrňte jakékoliv smluvní podmínky, které budete potřebovat. Tyto položky mohou obsahovat ustanovení, která vyžadují, aby zákazník převzal zodpovědnost za vrácené nebo odepřené poplatky a oznámil změnu údajů o účtu týden před datem fakturace, jakož i ustanovení týkající se vaší společnosti nebo zákazníka, aby smlouvu zrušili s písemným oznámením.
Varování
Zatímco byste měli zachovat původní kopii smlouvy PAPP, měli byste ji držet na bezpečném místě, aby byly finanční informace vašich zákazníků v bezpečí před těmi, kteří ji nemají oprávnění používat.
