Je důležité vědět, jak napsat dobře zpracovaný obchodní dopis. Pokud žádáte o zaměstnání, požádáte o schůzku nebo o zaslání návrhu, měli byste se ujistit, že jste použili správný formát dopisu a že váš dopis je bezchybný a jasně napsaný. Také se chcete ujistit, že dosáhne správné osoby. Jedním z dobrých způsobů, jak to udělat, je přidat do vašeho dopisu "linii pozornosti".
Kde přichází linka pozornosti?
Formální obchodní dopis začíná svým jménem a adresou v levém horním rohu, datem a adresou příjemce. Pokud se rozhodnete přidat řádek pozornosti, vložte ji těsně za druhou adresu.
Linka pozornosti se liší od předmětu. Linka pozornosti nasměruje dopis na příjemce buď jeho úplným jménem nebo názvem. Nejdůležitější je používat linku pozornosti, pokud znáte pouze název příjemce, nikoli jeho celé jméno.
Na druhé straně předmětová linie deklaruje záměr dopisu. Občas jsou užitečné, pokud neznáte jméno nebo název příjemce. Poté můžete použít předmětovou čáru, jako například: Předmět: Žádost o registraci.
Příklad řádu upozornění
Uspořádání obchodního dopisu s upozorňovacím řádkem vypadá takto:
Příklad:
Tvé jméno
Vaše adresa
Vaše telefonní číslo
Dnešní datum
Název společnosti
Adresa společnosti
Pozor: ředitel marketingu
Dopis by následoval.
Když potřebujete linku pozornosti
Existuje několik důvodů, proč je linka pozornosti dobrým nápadem pro obchodní dopis.
- Neznáte jméno osoby, která by měla obdržet dopis, ale znáte jeho titul. V tomto případě by linka pozornosti obsahovala pouze titul. Pozor: ředitel marketingu
- Chcete dopis doručit určité osobě ve společnosti.
- Chcete, aby se dopis dostal k příjemci rychleji.
Není-li potřeba upozornění
Pozornostní linky jsou nejužitečnější, pokud neznáte jméno osoby, která by měla obdržet váš dopis. Pak má smysl psát Pozor: ředitel marketingu. Bylo by to hloupé psát Vážený ředitel marketingu. Linka pozornosti má větší smysl při použití samotného titulu.
Když znáte celé jméno a název příjemce, je standardní vynechat řádek pozornosti a pouze jeho jméno a název v adresáři společnosti a pozdravě.
Příklad:
Vaše jméno a adresa
datum
Barry Botts
Ředitel Marketingu
Název a adresa společnosti
Vážený pane Bottes:
V případě potřeby použijte pouze linky pozornosti. Nejsou to běžná praxe, ale mohou fungovat dobře, pokud neznáte jméno příjemce, ale znáte jeho titul.
