Úspěšní recepční jsou schopni elegantně spravovat více úkolů a současně dají pozitivnímu prvnímu dojmu svých firem hostům, návštěvníkům a potenciálním zaměstnancům. Ať už pracujete v malé profesionální firmě nebo ve velké nadnárodní společnosti, správné organizační schopnosti mohou být klíčem k udržení efektivní recepce. Nejlepší nápady organizační recepce zjednodušují rutinní úkoly a zefektivňují pohostinnost.
Průvodce rychlými odkazy
Vytvořte rychlou referenční příručku pro rutinní informace, jako jsou často volaná čísla, čísla kanceláří a seznamy rozšíření telefonu. Laminujte tyto vodítka, abyste je mohli snadno manipulovat a rychle s nimi odkazovat. Umístěte tyto průvodky do organizovaného souboru, pokud není aktivní. Zvažte, zda máte na vyžádání k dispozici další kopie těchto pokynů. Tyto pokyny vám zvýší účinnost a pomohou urychlit rutinní úkoly, jako je přenášení hovorů.
Klíčová události
Vytvořte si seznam očekávaných návštěvníků pro den podle termínu. Vložte jméno osoby a koho byste měl oznámit při příjezdu. Tento seznam vám umožní přizpůsobit své uvítací prohlášení návštěvníkům. Například, když přijde host, můžete říct: "Vítejte, pane Smithovi. Paní Epps je nad vámi potěšena." Tento typ pozdravu činí hosta více vítaný a může pomoci zlepšit výsledky jeho setkání. Toto přizpůsobené uvítání je obzvláště užitečné pro rozhovory s pracovníky. Pokud se potenciální zaměstnanec cítí vítaný, bude více spokojen s rozhovorem a bude mít příznivější pohled na práci pro společnost.
Přerušení rotačního plánu
Ujistěte se, že máte dostatečnou zálohu, abyste mohli plnit své povinnosti, pokud máte přestávky nebo máte nemoci. Vytvořte "podvázané listy", které nastíní základní povinnosti a funkce, které mohou být poskytnuty každému, kdo je pro vás plný. Zvažte vytvoření formálního plánu, který rotuje povinnosti pokrytí mezi různými odděleními vaší společnosti. Tento rotační systém vám poskytne více kontaktů s mnoha částmi podniku, což vám usnadní situaci v budoucnu.
Scrapbook společnosti
Vytvořte zápisník společnosti, který upozorňuje na pozitivní příběhy a činnosti společnosti. Vypracujte tyto knihy, když máte prostoje a umístěte je do vaší čekárny, aby si návštěvníci mohli prohlédnout. Tyto knihy budou konstruktérním způsobem umožňovat návštěvníkům předat čas, když čekají na jejich schůzku, a pomůže jim seznámit se současně s vaší společností. Tím, že budou vaši hosté obsazeni, budete mít možnost věnovat pozornost dalším úkolům a telefonním hovorům, což zvyšuje organizační efektivitu.
Občerstvení
Udržujte občerstvení v dosahu na recepci. Nainstalujte malou chladničku pro uložení studených nápojů pod stůl nebo v čekárně. Připojte kávovar na jeden šálek s běžnými kávovými výrobky, jako je cukr a krém. Umístěte zásobník pečeného zboží na recepci nebo misku s tvrdými bonbony. Tím, že budete mít tyto občerstvení blízko, můžete hostům vaší společnosti poskytnout příjemný příjem, aniž byste museli opustit oblast recepce.
