Většinou každý, kdo pracuje, dostane denně bombardován nekonečnými emaily. Mnoho z těchto e-mailů se rychle skenuje a odstraňuje, pokud se dokonce vůbec otevře. Když posíláte obchodní e-mail kolegovi, zaměstnance nebo klientovi, nechcete, aby skončil v hromadě odpadu. Seznamte se s formátem firemního e-mailu, který může mít rozdíl mezi tím, že vaše e-mailové adresy budou přečteny a že budou uloženy do virtuálního odpadkového koše.
Co je obchodní e-mailový formát?
Obchodní formát elektronické pošty je dobrou praxí pro zasílání jakéhokoli typu korespondence jménem vaší společnosti. Poskytuje formální strukturu, která vám pomůže sdělit vaši zprávu a získat odpověď.
Prvky obchodního e-mailu zahrnují:
- Podrobný předmětový řádek. Použijte řádek předmětů, který povzbuzuje čtenáře k otevření e-mailu. Čím přesněji jste, tím lépe. Uveďte pár slov o tom, co je e-mail - Setkání příštího týdne k projednání návrhu - spíše než vágní slovo, jako Ahoj. Konkrétní pomáhá zabránit tomu, aby vaše e-maily byly zachyceny v spamovém filtru, a nikoli to, že by to bylo na prvním místě.
- Profesionální pozdrav. Jak pozdravujete osobu, závisí na vašem dosavadním vztahu, pokud ji máte. Pokud oslovujete někoho nového nebo máte vyšší postavení, je vhodné použít formální pozdrav Vážený pane Jonese. Pokud jste s touto osobou předtím pracovali a měli jste příležitostnější vztah, je dobré používat jméno osoby, například Zdravím, Kim. Ujistěte se, že jméno osoby je napsáno správně a e-mailová adresa je správná.
- Stručná zpráva. Tělo obchodního e-mailu by mělo být přímé a na místě. Osoba, která je čte, nemusí mít vždy dostatek času, takže to není příliš zdlouhavé a podrobné. Použijte krátké věty a odstavce a uveďte pouze relevantní informace. Například, věta nebo dva o tom, proč se chcete setkat a navržené časy. To také usnadňuje lidem číst zprávu na svých telefonech, což je místo, kde je pravděpodobné, že otevřete e-maily. Ujistěte se, že používáte základní formátování e-mailu, a to i v případě, že jste v pokušení použít mnoho barev nebo emojis.
- Podpis. Při odesílání firemního e-mailu je vždy vhodné uzavřít e-mailový podpis. Uveďte své jméno, název pracovního místa, společnost a kontaktní informace. Může také obsahovat odkazy na vaše sociální média nebo webové stránky, takže je výhodné, aby měl příjemce přístup k těmto. Stačí nezahrnovat tolik informací, které vypadají přeplněné. Váš podpis lze předem naprogramovat do nastavení e-mailu, takže je automaticky zahrnut do všech odeslaných e-mailů.
Proč potřebujete znát obchodní e-mailový formát
Firemní e-mail je v podstatě jako jakékoli jiné obchodní dopisy, ale odesílá se elektronicky. A stejně jako jakékoli obchodní dopisy, ujistěte se, že používáte správný formát, aby jste narazili na co nejprofesionálnější. Nechcete zasílat e-mail, který je příliš příležitostný nebo neosobní, zvláště pro důležité obchodní obavy.
Formát e-mailu pro podniky poskytuje snadnou strukturu, kterou lze přizpůsobit všem firemním e-mailům. Je navržen tak, aby příjemcům sděloval přesně to, o čem se tato zpráva týká, a povzbuzuje je k otevření e-mailu a čtení. Obchodní formát elektronické pošty vám také umožňuje, aby byl formální nebo neformální, v závislosti na příjemci. V e-mailu vždy zůstaňte profesionální a přátelští. Napište způsobem, který povzbuzuje příjemce, aby si přečetl vaši zprávu a odpověděl na vaši žádost.
Představujete svou firmu každým odeslaným e-mailem. Zjišťování formátu elektronické pošty vám může pomoci udělat dobrý dojem jak u těch, s kterými pracujete, tak u těch, s nimiž chcete pracovat.
Příklad podnikového e-mailového formátu
Přesný způsob, jakým formátujete obchodní e-mail, závisí na vaší osobnosti, na čem je e-mail a na koho jej posíláte. Postupujte podle tohoto základního e-mailového formátu:
Předmět: Přehled letního marketingového plánu
Ahoj Same,
Připojeno je letní marketingový plán, který jsem sestavil. Chtěl bych ocenit, kdybyste o tom mohl přečíst a dejte nám vědět, pokud máte nějaké návrhy.
Budete mít čas přejít na to se mnou příští úterý nebo středa?
Děkuji,
Jenny
název, název společnosti a kontaktní informace
Jako vždy, nezapomeňte posoudit pravopis a gramatiku dříve, než zasáhnete poslat.
