Zatímco rychlé e-maily a telefonní hovory jsou dostatečné pro mnoho obchodních účelů, stále existují některé věci, které je třeba zvládnout s trvalostí a profesionalitou dopisu. Různé situace vyžadují různé dopisy a přestože existuje mnoho různých důvodů, které byste mohli zjistit, že potřebujete napsat profesionální dopis, může být užitečné seznámit se s některými běžnějšími druhy obchodních dopisů předem.
1. Objednejte písmena pro umístění
Jak název napovídá, je napsán objednávkový dopis pro zadání objednávky zboží. Tyto dopisy jsou velmi časté, ale jsou také velmi formální a měly by být napsány velmi přesně a konkrétně, a proto by mohlo být užitečné hledat šablonu pro tyto dopisy před psaním jednoho.
2. Úvodní prodejní dopisy
Pokud chcete prodat produkty novému zákazníkovi, musíte se představit. To je velmi podobné způsobu, jakým byste se představili někomu na party, protože chcete v obou situacích udělat první dojem. Chtěli byste svým cílovým zákazníkům ukázat, jaké produkty nebo služby nabízíte, jak jim mohou pomoci a co dělá vaše podnikání odlišné od ostatních.
3. Oznámení kruhového dopisu
Okruh je tak pojmenován, protože je rozesílán velkému publiku. Jinými slovy, zatímco většina dopisů je soukromou korespondencí mezi dvěma nebo více stranami, kruh je distribuován velkým skupinám najednou. Protože jsou určeny pro mnoho čtenářů, měly by být napsány pro vaše cílové publikum. Nezapomeňte také udržet je dostatečně obecné, abyste se odvolávali na každého, kdo je přijímá.
4. Dopisy potvrzení
Tyto dopisy jsou zasílány pouze k potvrzení, že vaše společnost obdržela obchodní doklad nebo balíček. V zásadě fungují jako potvrzení a měly by být zaslány okamžitě po obdržení položky.
5. Následné dopisy
Následující dopisy mohou být zasílány po mnoha druzích korespondence. Žadatel o zaměstnání může po rozhovoru poslat následné kroky. Prodejce může poslat jeden týden nebo dva po zaslání úvodního prodejního dopisu. Mohou být zaslány po schůzi, aby znovu potvrdily dohody uzavřené oběma stranami. V podstatě to jednoduše slouží k připomenutí příjemci předchozí komunikace a naléhání na pokrok v dalším kroku vztahu nebo projektu.
6. Odpovědné dopisy pro zákaznické služby
Ve světě podnikání se věci někdy pokazí. Ať už to byla chyba vaší společnosti a zda se jí mohlo zabránit, dopis ospravedlnění může dlouhou cestu napravit vztah s poškozeným zákazníkem. Tyto dopisy často procházejí právním oddělením, aby se zajistila, že se společnost nebude vystavovat právní odpovědnosti.
7. Dopisy zájmu
Zatímco písemné záležitosti jsou nejčastěji využívány uchazeči o zaměstnání, kteří oznamují zaměstnavateli svůj zájem o pozici ve společnosti, mohou být také používáni k vyjádření, že vaše společnost má zájem pracovat na konkrétním projektu s jinou společností nebo neziskovou organizací.
8. Condolence dopisy
Ať už smutek ztráty zaměstnance, soupeře, partnera nebo kohokoliv jiného ve vašem profesním kruhu, konsensuální dopisy nejsou snadné psát, ale mohou to být dotekové gesto k těm nejvíce zasaženým smrtí.
9. Úřední memorandum
Zatímco poznámky jsou často neformální, tato vnitřní komunikace jsou jako obchodní dopisy od jednoho zaměstnance k druhému. Poznámky mohou být napsány na téměř jakýkoli předmět, od doplňků k oblečení k vážným porušením zaměstnanců.
10. Schvalovací dopis
Přestože je vždy příjemné povzbudit zaměstnance, který jde nad a za hranicemi, měli by být vyhrazeni pro skutečně pozoruhodné akce, neboť čím častěji jsou vyloučeni, tím méně jsou pro ty, kteří je dostávají.
