Nezáleží na tom, jaké je vaše odvětví, pochopení, jak napsat základní obchodní dopis, je nutností pro všechny podnikatele. Ačkoli základní obchodní korespondence je velmi běžné, existuje několik druhů obchodních dopisů v technickém psaní. Obchodní dopisy se liší podle publika, účelu, autora a konkrétního formátu.
Pokračujte v titulním dopise
Podnikatelé používají průvodní dopis v procesu žádosti o zaměstnání, aby se mohli "prodat" organizaci, kterou se pokoušejí připojit. Průvodní dopis je první dojem, který jako uchazeč o zaměstnání učiníte u potenciálního zaměstnavatele a zaměstnavatelé často používají průvodní dopis jako lakmusový test, aby zjistili, zda životopis stojí za to číst. Podle Purdue Online Writing Lab byste měli psát svůj životopis v podobě narativního hlasu, zdůrazňující zkušenosti a dovednosti, které vás připravily pro práci, kterou hledáte. Psací centrum na univerzitě v Severní Karolíně u Chapel Hill navrhuje psaní v tónu, který leží mezi extrémně konverzační a velmi formální. Při psaní průvodního dopisu používejte častěji akční slovesa a pomocí vyhledávané reklamy nebo popisu práce najděte klíčová slova, například "detailně orientovaná", která by měla být obsažena ve vašem dopise.
Přesvědčivý obchodní dopis
Pokud píšete přesvědčivý obchodní dopis, snažíte se přesvědčit příjemce, aby podnikl kroky, které doporučujete. Můžete napsat tento druh obchodního dopisu zaměstnanci, nadřízenému, klientovi nebo kolegovi nebo jiným stranám ve vaší organizaci nebo mimo ni. Přesvědčivé obchodní dopisy musí uvádět účel (přesvědčit se) během několika prvních vět, podle anglického klubu. Obchodní psaní je stručné, protože podnikatelé jsou stereotypně zaneprázdněni. Je velmi důležité, aby se váš dopis rychle dostal na místo a neztrácel čas zbytečným představením, socializací nebo detaily. Uveďte postup, který by váš čtenář chtěl přijmout v rámci několika prvních řádků, a utratí tělo dopisu, v němž budou uvedeny přínosy akce, nebo vysvětlí, proč by měla být přijata. Ujistěte se, že jsou jasně uvedeny veškeré potřebné podrobnosti. EnglishClub také navrhuje, abyste jasně uvedli, zda potřebujete odpověď.
Když napíšete přesvědčivý obchodní dopis, analyzujte své publikum. Kdo píšete, určí, jaké informace budete zahrnovat. Například byste k úvodu pouze přidali, pokud osoba, kterou píšete, vás nezná. Vedoucí by navíc v průběhu akce nacházel různé výhody než klient.
Osvobození dopisů
Ačkoli jsou jedním z nejběžnějších typů obchodních dopisů, ospravedlňující dopisy jsou také jedním z nejtěžších písem. Musíte napsat "zachránit obličej", což vaší firmě umožní zachovat integritu a nabídnout si upřímnou omluvu pro indiskrétnost. Stejně jako ostatní obchodní komunikace se dostanete rovnou k bodu. Napište záměr dopisu - ospravedlnit se - a za co se omlouváte v prvním odstavci. Podle ABusinessResource by měl váš další odstavec požádat poškozeného, aby odpustil chybu a vysvětlil, jak byla chyba provedena, stejně jako vše, co se děje, aby se ujistil, že se to nestane znovu. Nakonec byste se měli znovu vyjádřit k vašemu omluvu a nabídnout, že vyvinete chybu se slevou, volným zbožím nebo jiným vhodným způsobem. V dopise omluvy se nikdy nezdá, že by byl defenzivní, a vždy poskytoval kontaktní informace někoho, kdo nejlépe řeší problém.
