V účetnictví existuje několik finančních dokumentů používaných ke sledování transakcí společnosti a celkového finančního zdraví. Hlavní účetní kniha a rozvaha jsou dvěma ústředními dokumenty v účetním procesu společnosti. Přestože obsahují podobné informace, hlavní kniha a rozvaha nejsou stejné. Jejich účel je oddělený a metody zaznamenávání informací v každém jsou různé.
Definice
Všechny transakce jsou zaúčtovány do hlavní knihy z denního časopisu pomocí systému debetních a kreditních kreditů, stejně jako v šekové knížce. Jde o jádro finančních záznamů vaší společnosti, které sledují každou transakci od prvního dne historie vaší společnosti. Rozvaha není zaznamenána tak podrobně jako účetní závěrka. Jedná se o snímek finančního zdraví společnosti z hlediska aktiv a pasiv v určitém okamžiku.
Struktura
Účty v hlavní knize jsou seskupeny do pěti kategorií; aktiv, závazků, vlastního kapitálu, výnosů a nákladů. Obvykle existuje samostatná stránka pro každý účet sledovaný hlavní knihou. Transakce se zaznamenávají do hlavní knihy, jak se vyskytují u každého účtu. Platba věřiteli by byla například zaznamenána pod "výdaje" a ve stejný den, pokud by zákazník provedl platbu společnosti, byl by zaznamenán pod "výnosem". Rozvaha není rozdělena na samostatné stránky. Namísto toho jsou souhrny pro každou kategorii zaznamenány tak, jak jsou v daném období. Například celkové výnosy k 31.12. Budou zaznamenány a výdaje budou rovněž vyčísleny a zaznamenány. Platby věřitelům A, B a C by tedy byly spočítány spíše než jednotlivě.
Účel
Hlavní kniha se používá jako zdroj dat pro další finanční dokumenty, včetně rozvahy. Hlavní kniha sleduje transakce a vede záznamy o všech datech společnosti, aby mohly být přesně sestavovány další finanční dokumenty. Nesrovnalosti, účetní chyby a ztráty lze sledovat prostřednictvím hlavní knihy. Rozvaha ukazuje, komu se na to podívá (například věřitel), co vlastně společnost vlastní, a to, co dluží ostatním stranám od data, kdy je dokončena. Rozvahy se často používají k určení, zda se podnik kvalifikuje k úvěru nebo půjčce. Věřitelé, investoři (potenciální i současní), vedení, dodavatelé, zákazníci, vládní agentury a odborové organizace používají rozvahu k předpovědi, kde bude společnost, nebo jak bude vypadat finančně na silnici. Pro věřitele je to nástroj pro odhad "rizika" společnosti při zvažování úvěru. Pro generálního ředitele nebo prezidenta společnosti pomáhá bilanční účetní jednotka zjistit, zda společnost má příliš mnoho inventáře nebo zda potřebuje zvýšit výnos.
