Osobní obchodní dopis je napsán od jednotlivce ke společnosti nebo organizaci. Takový dopis může být napsán z několika důvodů: vyřešit problém, jako je chyba na účtu; požádat o vrácení nebo výměnu produktu; chválit dobrou práci zaměstnance; nebo požádat o darování času, peněz, produktů nebo služeb ve prospěch. Ať je jakýkoli důvod, osobní dopis je psán na prázdném papíře, nikoliv na hlavičce. Při příštím zapsání musíte vzít v úvahu následující.
Nastavení stránky
Použijte okraje 1 palce na horní, dolní a boční straně stránky. Pokud je vaše osobní obchodní dopis krátký, zvyšte horní okraj na 2 palce a strany na 1 ½ palce. Použijte snadno čitelné písmo jako Times New Roman, Arial nebo Cambria ve velikosti písma 11 nebo 12 bodů. Jednoprostorujte své linky.
Styl písmen
Pokud používáte písmenový styl, všechny řádky začínají na levém okraji. Chcete-li změnit styl bloku, začněte datum a zavření řádků ve středu stránky namísto levého okraje.
Vaše adresa a datum
Vaše adresa (nazývaná též adresa odesílatele) začíná na prvním řádku stránky a všechny typicky zkrácené výrazy jako ulice, bytu nebo bulváru by měly být uvedeny (pro formality). Nezapomeňte na čárku mezi názvem vašeho města a dvojpísmennou zkratkou vašeho státu. Nezůstávejte prázdný prostor mezi posledním řádkem vaší adresy a datem, kterým je den dokončení nebo odeslání dopisu. Zadejte měsíc, den a rok na první řádek a vymažte měsíc. Zadejte například "27. září 2008" namísto "27. září 2008" nebo "27. září 2008". Nezapomeňte na čárku mezi datem a rokem. Používáte-li upravený styl bloku, začněte psát adresu ve středu stránky namísto levého okraje.
Jméno příjemce a název adresy
Čtyři řádky (nebo 1 palec) pod datem, zadejte jméno příjemce začínající "Mr." nebo "paní" Použijte jak jméno, tak příjmení, za kterým následuje čárka a název příjemce (např. Správce, Vedoucí, Koordinátor). Na dalším řádku zadejte název firmy, za nímž následuje adresa společnosti (nazývaná též vnitřní adresa), aniž byste používali zkratky s výjimkou státu.
Oslovení
Jeden prázdný řádek později zadejte pozdrav pomocí stejného jména, které se používá ve vnitřní adrese, začínající "Vážení." Pozdrav v osobním obchodním dopisu by měl skončit dvojtečkou. Například "Drahá paní Lucinda Jonesová:"
Tělo
V osobním obchodním dopisu se tělo začíná na prázdném řádku po pozdravu. Každé odstavce v těle ojedinělé a levé ospravedlňují, přičemž mezi odstavci zůstává prázdný řádek. Stručnost je klíčová: Začněte s přátelským otevíráním a následným účelem dopisu. Druhý odstavec by měl odůvodnit účel; uveďte podrobnosti, jako jsou čísla účtů, čísla faktur, data zásilek nebo služeb a názvy produktů nebo zaměstnanců, které pomohou čtenáři a vaší věci. Uveďte pouze relevantní pozadí a podpůrné informace a pamatujte si, že čtenář je zaneprázdněn. Poslední odstavec by měl změnit účel (z prvního odstavce) av případě potřeby požadovat určitý typ akce.
Uzavření a vedení záznamů
Uzavření vašeho osobního obchodního dopisu by mělo být vlevo odůvodněno, pokud nepoužíváte upravený styl bloku, který vyžaduje začátek zavírání ve středu stránky. Je-li vaše uzavření více než jedno slovo (např. "Děkuji" nebo "Upřímně"), zkopírujte pouze první písmeno prvního slova a za posledním slovem použijte čárku, nikoliv dvojtečku, jak bylo navrženo po pozdravu. Tři prázdné řádky později zadejte celé jméno. Můžete si dopis vytisknout a fyzicky podepsat své jméno mezi uzavřením a napsaným jménem, pokud si přejete. Osobní obchodní dopisy zaznamenávají komunikaci mezi vámi a obchodem. Proto je dobré zachovat kopii osobních obchodních dopisů, které píšete. Pokud máte pochybnosti o příchodu poštou, ověřte je na poště před odesláním, abyste věděli, kdy společnost obdrží vaše dopisy.
