Správa smluv je správa právně závazné dohody mezi dvěma nebo více stranami. Vedoucí zakázky zpracovává smluvní dokument z písemné žádosti o nabídku, odpovědí dodavatele a vyjednávání s uchazeči. Po podpisu smlouvy je úkolem správce zakázky zajistit dodržování toho, co je uvedeno ve smlouvě. Jasná, komplexní a vynutitelná smlouva je zásadní pro úspěšné odstranění jakýchkoli problémů, ke kterým dochází při plnění smlouvy, včetně společných úkolů týkajících se správy smluv, které jsou popsány v tomto článku.
Práce není očekávaná
Nejlepší způsob, jak se vyhnout tomu, aby práce nebyla očekávána, je jasně definovat vaše očekávání ve vaší smlouvě. Požadavky na podnikání jsou obvykle zdokumentovány v Prohlášení o práci. Zapojte lidi na všech úrovních podniku při stanovování požadavků a psaní prohlášení o práci, včetně koncových uživatelů. Nepoužívejte žargon. Definujte všechny obchodní podmínky a zkratky.
Rozpočet nebo časová osa je překročena
Ve vaší smlouvě jasně definujte rozsah projektu. Ujistěte se, že vyjednaný rozpočet a časový plán jsou realistické. Stanovte metodu sledování rozpočtu a časové osy, abyste zajistili, že jste v cíli. Tímto způsobem můžete sledovat rozpočet a časovou osu neustále v průběhu celého projektu.
Nedostatek prostředků se správnými dovednostmi
Je nezbytné jmenovat projektový tým na obou stranách smlouvy, kteří jsou oprávněni provést práci. Organizační plán by měl být součástí požadavků smlouvy. Ve smlouvě definujte tituly, ne-li jednotlivce, na práci na projektu a státní dovednosti nebo certifikace, které mohou být požadovány. Organizační plán se bude rozšiřovat, včetně organizační struktury všech členů projektu.
Stav projektu je neznámý
Uveďte do smlouvy, že bude zaveden komunikační plán. Tento plán by měl obsahovat to, co je požadováno z hlediska aktualizace stavu a rutinních schůzek, a také řešit, jakým způsobem bude komunikace probíhat s ostatními částmi organizace, zejména s těmi, kteří pracují na závislých projektech.
Změna nastane
Strukturování smlouvy, aby bylo zajištěno, že rizika jsou identifikována a revidována týdenně týmem, je nejlepší způsob, jak se připravit na změnu. Smlouva by měla obsahovat požadavky na posouzení rizika a určení řešení ke zmírnění rizika. Kromě toho by měl být ve vaší smlouvě zahrnut proces formálního řízení změn.
Platba je sporná
Definujte metody a procesy ve vaší smlouvě, abyste odměnili / penalizovali na základě dodržování smlouvy. Definujte metody měření pokroku. Nastavte přesná kritéria přijetí. Tato jasnost ve smlouvě zajistí, aby obě strany pochopily, co se očekává pro přijetí a platbu.
