Psaní formálního dopisu představenstvu může být zastrašující proces. To je vaše šance, aby vaše názory slyšely ti, kteří mají na starosti, takže je důležité postupovat podle formálního procesu. Není však smysl, aby formátování bylo správné, pokud obsah chybí nebo má písmena gramatické chyby.
Před spuštěním dopisu do rady
V souladu s představenstvem znáte, co chcete říci. Jaká je vaše motivace? Co chcete dosáhnout? Sdělení o stížnosti potřebuje zcela odlišný takt, například od dopisu, který hledá finanční prostředky na projekt.
Udělejte si nějaké poznámky. Zjistěte, co chcete říct, a proč to záleží na vás. Ten druhý nemusí do tohoto dopisu zapsat, ale může vám to pomáhat udržet soustředěný a tříděný. Existuje nějaká dokumentace, na kterou je třeba se obrátit, důkazy nebo statistiky, které chcete sdílet? Připravte je a uveďte, proč jsou relevantní.
Vypracování dopisu
Nejprve uspořádejte své poznámky. Jaký je největší bod, pokud jde o to, proč píšete? Které prvky tento bod podporují? Dejte je do pořádku. To je v podstatě váš obrys, takže teď už je dobré jít.
Mnoho lidí bojuje se spuštěním dopisu, myslí si, že musí být vtipné z toho, co se děje, ale je jasnější, že je důležitější. Řekněte vše, co potřebujete, a poté jej upravte a utáhněte. Chcete-li začít, řekněte "Vážený pane Smithovi a členům představenstva" a poté otevřete "Píšeš …" a pak uváděj svůj obecný důvod pro psaní.
Postupujte podle svého otevření s hlavním podpůrným bodem a napište několik stručných odstavců, které obsahují všechny problémy, které jste si poznamenali dříve.
Nezapomeňte, že je to podnikání a tito lidé mají hodně na talíři. Nepoužívejte květinové, drobné nebo dlouhé. Dostaňte se k věci, buďte zdvořilí a s úctou se odhlaste.
Význam úpravy
Ve skutečnosti psaní správní rady se nijak neliší od psaní jakéhokoli formálního obchodního dopisu, s výjimkou, že je to pro skupinu lidí a může se na něm řídit víc, v závislosti na tom, proč píšete.
Většina lidí se příliš stresuje o psaní, když je opravdu nejdůležitější část editace. Po zapsání něčeho se dejte vždycky zlomit, takže se vaše hlava vyčistí a vrátíte se s čerstvými očima.
Proveďte nejméně tři editace. Podívejte se na chyby v gramatice, nepotřebné slova a příliš nepříjemný tón. Lidé se často mýlí, že jsou srozumitelní s tím, že jsou hrubý, ale psaní stručně je silné a do té míry, oba vlastnosti, které hrají dobře v obchodní korespondenci.
Přesto buďte uctiví a poněkud urážliví, ale netečte a nekladte příliš hustě.
Znal svůj účel
Jak bylo zmíněno, je důležité vědět, proč píšete. Je možné, že tři nejčastější dopisy, které budete muset napsat, jsou něco požádat, odstoupit nebo přijmout příležitost.
Odstoupení: Při odstoupení od společnosti, projektu nebo dokonce ze samotné rady uveďte, že jste vděčný, že jste měli příležitost. Vysvětlete, nejlépe v jedné větě, proč odstupujete - z osobních důvodů, abyste prozkoumali novou příležitost, protože toužíte po změně - aniž byste sdíleli detaily. Udržujte je krátkou a profesionální. Pokud je to možné, nabídněte je v budoucnu k dispozici.
Přijetí: Může to být jediný odstavec následovaný prohlášením o vděčnosti. Řekněme, že jste hrdí na to, že jste příležitost přijali, že se těšíte na příspěvek a jste vděčný za důvěru rady. Nezůstávejte na projektech nebo záměrech; to je to, na co jsou smlouvy uzavřeny.
Požadavek: Okamžitě uveďte, co požadujete. Vysvětli proč. Pokud máte důkazy o tom, proč je požadavek platný, stručně to dokumentujte. Vyhněte se slibům o výsledcích nebo výsledcích, které by měly být uvedeny pouze v kontraktu nebo plánu projektů, kde máte schopnost vyjednávat. Děkujeme jim za jejich úvahu a nabídku je k dispozici, pokud mají otázky nebo vyžadují objasnění.
