Neexistují žádná tvrdá a rychlá pravidla při psaní více osobám složeným ze správní rady, což znamená, že máte několik možností, jak oslovit váš dopis. Obecně připravíte jeden dopis, když je deska tak velká, že se stává těžkopádným adresátem každého jednotlivého režiséra. U menších desek můžete napsat samostatný dopis pro každou osobu a pomocí poznámky "carbon copy" odkazovat na ostatní příjemce.
Při psaní na velkou desku
Pokud je správní rada složena z pěti nebo více osob - toto číslo je vodítkem, nikoliv pravidlem - je běžné připravit jeden dopis adresovaný představenstvu jako skupina a zaslán do společnosti, kterou spravují. Zde je příklad:
Představenstvo
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Váš pozdrav by měl znít "Vážení představenstvo:" nebo "Vážení členové představenstva:", za kterým následuje dvojtečka, nikoliv čárka. Pokud jste vlastníkem firmy nebo jiným členem správní rady, je přijatelné použít neformální pozdrav "Vážení kolegové" nebo "Vážení všichni:"
Použití distribučního bloku
Vzhledem k tomu, že se řada desítek schází často, možná jednou za měsíc nebo tak, můžete poslat kopii skupinového dopisu každému jednotlivému členovi správní rady na domácí nebo trvalé obchodní adrese. Tím je zajištěno, že váš dopis je přečten a je možné jej jednat před příštím zasedáním správní rady. Chcete-li to dosáhnout, napište distribuční blok na konci písmena, který obsahuje jméno a adresu každého člena správní rady. Vytiskněte několik kopií dopisu a pošlete kopii každé osobě v distribučním seznamu.
Při psaní do malé rady
Pokud se chcete obrátit na menší správní radu - například se třemi nebo čtyřmi řediteli - měli byste jmenovat každého příjemce. Váš adresní blok nyní vypadá takto:
Paní Robin Birchová, předsedkyně
Pan Jack Haslam, ředitel
Dr. Olivia Blowerová, ředitelka
Správní rada společnosti ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Váš pozdrav by měl obsahovat jména ředitelů ve stejném pořadí jako adresní blok: "Drahá paní Birchová, pan Haslam a Dr. Blower:" Je dobré používat křestní jména, pokud znáte příjemce dobře a toto je vaše obvyklá způsob komunikace. Etiketa vyžaduje, abyste každému odeslali samostatný dopis, vytiskněte a podepište originální kopii dopisu a obálky pro každého příjemce.
Použití poznámky CC
Pokud se členové správní rady nacházejí na různých adresách, je rozumné psát každý příjemce samostatnému dopisu. Zde byste měli použít poznámku "Zdvořilostní kopie" nebo "Kopie", aby každý příjemce zjistil, kdo jiný dopis obdržel. Udělejte to přidáním písmen "cc:", za kterými následuje jména ostatních příjemců ve spodní části písma, bezprostředně pod podpisem a tištěným jménem. Zde je příklad formátování:
Paní Robin Birchová, předsedkyně
Správní rada společnosti ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, Kalifornie 94105
Vážená paní Birchová:
Dopis
S pozdravem, Tvé jméno
CC: Jack Haslam, doktor Olivia Blower
Chtěli byste se obrátit na váš druhý dopis panu Jackovi Haslamovi, který se obrátil na "paní Robin Birch a Dr. Olivia Blower", a tak dále. Je to dobrý nápad provést opravu všech vašich kopií, abyste se ujistili, že jste zadali správné jméno příjemce a zdvořilostní kopie.
