Psaní formálního dopisu do rady - ať už jde o školní radu nebo mezinárodní společnost - se na první pohled může zdát jako skličující úkol. Přetváření do malých, zvládnutelných kroků však činí mnohem jednodušší proces, než jste mohli původně očekávat. Formální dopis představenstvu se řídí všemi pravidly obchodního dopisu. Je důležité zachovat Váš dopis krátký a bod. Formální dopis by neměl být víc než jen dlouhá stránka, takže pokud váš dopis překračuje, pokračujte v úpravách, dokud se nedostanete k základním skutečnostem.
Zjistěte seznam věcí, které budete zahrnovat do vašeho dopisu. Například, když píšete na tabuli, že chcete požádat o peníze na třídní výlet, uveďte, kteří studenti se budou účastnit a kdy a kdy se bude konat.
Formát formálního dopisu je následující: adresa návratu, datum, vnitřní adresa, pozdrav, písmeno a zavření. Na všech čtyřech stranách stránky by měly být ponechány okraje o délce jednoho palce.
Použijte blokový formát a spusťte celý text na levé straně stránky. Namísto odsazení zanechte prázdnou čarou mezi každou částí dopisu na desku.
Napište na hlavičkový papír, pokud je to vůbec možné. Pokud však nemáte hlavičkový papír, zadejte svou adresu v levém horním rohu. Zadejte prázdný řádek a poté zadejte datum.
Zadejte vnitřní adresu tabulky, stejnou adresu, která se objeví na obálce, protože odděluje obchodní dopisy od přátelských. Bez vnitřní adresy mohou být lidé zaměňováni, pro koho je dopis určen.
Zadejte pozdrav. V tomto případě by to bylo "Vážený pane předsedo Jonesovi a členům představenstva Světového řemesla,". Další možností je "Vážení členové Světové rady řemesel"
Dostaňte se rovnou k bodu. Nebojte se přát si lidem příjemný den nebo se o své zdraví ptáte. "Píšu na tabuli" znamená, že máte na mysli podnikání.
Uveďte ve svém dopise do představenstva formální obchodní tón. Drž se od osobních problémů a držte se faktů.
Udržujte své odstavce a věty krátké a nezapomeňte spustit nový odstavec při změně myšlenek ve svém dopise na tabuli. Vyhněte se slovním větám a nepoužívejte velké slovo, když to udělá malý.
Zavřete svůj dopis na kartu "Upřímně" a poznamenejte, že je následován čárkou. Další přijatelné formální uzavření je "S pozdravem".
Ponechte tři nebo čtyři řádky pro podpis a zadejte své jméno. Pokud kopírujete dopis komukoli jinému, přidejte "Cc" a zadejte jeho jména.
Nechte svůj dopis posádce sedět po dobu 24 hodin a pak opravte libovolnou gramatiku nebo chyby při psaní. Přečtěte si svůj hlas nahlas a zhodnoťte jej za formální tón a obsah. Upravte odpovídající postup.
