Nahlášení grantu, které vaše organizace obdržela, je důležitým aspektem vztahu mezi grantovou institucí a příjemcem grantu. Grantové zprávy poskytují informace o činnostech prováděných v původním návrhu grantu, nových zjištěních, nástrahách, úspěších a financích. Být upřímný, jasný a nadcházející v grantové zprávě pomáhá grantové instituci měřit její dopad a poučit se ze zkušeností vaší organizace. Je důležité podávat zprávy o konkrétních výsledcích a činnostech navržených v původním návrhu grantu. Grantové zprávy zpravidla obsahují průvodní dopis, krycí list, narativní a finanční část.
Shromažďovat informace a delegovat úkoly
Když začnete psát grantovou zprávu, budete chtít mít jasnou představu o specifikách, které jste navrhli v grantovém návrhu, a být velmi dobře obeznámený s projektem financovaným tímto grantem. Viz návrh grantu a dopis o udělení grantu.
Dobře před uplynutím lhůty pro podání zprávy získáte pomoc ředitelům příslušných oddělení, které potřebujete k dokončení grantu. Například konzultujte finance a účetnictví pro účetní závěrku, pracovníky programu pro terénní zprávy, výkonný ředitel pro podpis a komunikaci pro obrazy.
Sbírejte různé materiály a udržujte je na špičkách prstů, když je ve zprávě uvedete dohromady.
Napište obálku a sekci Narativní
První část je krycí list a vyžádá si základní kontaktní údaje a údaje, které propojí vaše grantové hlášení s původním návrhem grantu. Tato část obsahuje právní název vaší organizace, rozsah období projektu popsaný v grantu, jméno výkonného ředitele nebo předsedy vaší organizace, jméno kontaktní osoby, která je nejvíce obeznámena s financovaným projektem a grantovou zprávou. Zahrnujte také celou poštovní adresu, telefonní a faxová čísla, e-mailovou adresu, název projektu, výši grantu, identifikační číslo grantu a účel grantu. Ujistěte se, že všechny tyto informace odpovídají tomu, co je v původní žádosti o grant a dopisu o udělení. Do zápatí vašeho přehledu zadejte ID grantu a číslo stránky sestavy.
V sekci vyprávění vysvětlete, jak financování projektu způsobilo rozdíl ve vaší komunitě nebo v životě lidí, kterým jste pomáhali. Můžete poskytnout kvantitativní údaje a statistiky, jako jsou míra absolvování, úroveň příjmů nebo stupně. Můžete také poskytnout kvalitativní údaje, jako jsou průzkumy, rozhovory nebo příběhy o jednotlivcích nebo rodinách, které těžit z vašich služeb.
Informujte grantovou organizaci, pokud jste v důsledku grantu objevili něco nového. Vysvětlete podrobně, pokud se objeví něco neočekávaného, dobré nebo špatné.
Řekněte grantovému pracovníkovi, zda jste spolupracovali s jinými organizacemi a jak ovlivnil projekt. To je důležité, protože grantové organizace oceňují spolupráci mezi organizacemi.
Sdílejte všechny zkušenosti získané z projektu. Podrobně popište všechny problémy, které vznikly během vašeho projektu a jak jste je překonali. Pokud to uděláte dobře, získáváte od grantce velkou úctu. Oceňují, když to neziskové organizace řeknou, jako by to bylo na rozdíl od situace, kdy se cukr pokrýval.
Umožněte grantovému pracovníkovi vědět, jaké budoucí plány budou pro projekt. Zahrňte zdroje financování, pokud projekt bude pokračovat. Vysvětlete, jak můžete s ohledem na nové poučení změnit projekt.
Děkujeme grantuře za jeho velkorysost při investování do vašeho projektu. Vyjádřete svou vděčnost. Přidejte další připomínky.
Zahrnout finance
Poskytovatel grantu si může vyžádat konkrétní účetní výkazy, jako jsou výnosy, peněžní toky a rozvaha. Předložte požadované údaje za rok projektu. Vysvětlete jakékoli extrémní změny ve vašem finančním zdraví od okamžiku, kdy jste obdrželi grant, do doby, kdy oznamujete. Je lepší, abyste to zdůraznil a mít dobré vysvětlení, než aby si grantový podnikatel sám objevil. Buď vpřed.
Poskytněte podrobný přehled o prostředcích z grantu vynaloženého na konkrétní projekty. Podrobnosti, které uvedete v této části, by měly přímo odpovídat vašemu rozpočtu v návrhu grantu.
Pokud jste měli neočekávané náklady, vložte je do přehledu a identifikujte je jako takové. Vysvětlete tyto náklady také v popisné části grantové zprávy.
Balení zprávy
Zahrňte krátký průvodní dopis s podrobným popisem obsahu zprávy, který by měl obsahovat vaše ID číslo zadání. Dopis by měl pocházet od výkonného ředitele nebo prezidenta Vaší organizace na jeho rovnocenné straně v grantové instituci. Dopis by měl znovu poděkovat dárci za grant. Nikdy nemůžete opravdu moc poděkovat.
Upravte grantový příběh s pomocí jednoho dalšího kolegy. Získejte konečné přihlášení z finančních prostředků k financím. Ujistěte se, že písmo a tón zprávy jsou při editaci konzistentní.
Připojte průzkumy, grafy, mapy, statistiky nebo informace shromážděné k měření vašeho projektu. Shrnoval jste nejdůležitější aspekty v narativní části, ale tyto by měly být k dispozici jako reference. Předkládejte všechna data co nejpřesněji.
Pomalu používejte propagační přílohy. Grantové tvůrci jsou velmi zaneprázdněni a prostě nemají čas na to, aby si mohli všimnout každého letáku, obrázků a tiskových zpráv. Vyberte nejlepší dva nebo tři obrázky, publikované nebo vysílané médium a možná i informační bulletin od vaší organizace. Pokud se rozhodnete připojit dodatečný materiál, ujistěte se, že pomáhá vaší věci a přímo souvisí s projektem.
Získejte podpis od pověřeného zástupce vaší organizace - pravděpodobně téže osoby, která podepsala žádost o grant.
Odeslat včas
Odesílejte zprávu o grantu v médiu a režimu, který je určen v zadávacím dopisu. Grantová instituce může požadovat e-mail, mít on-line portál nebo preferovat tři kopie zaslané poštou USPS. Je vždy nejbezpečnější kontrolovat.
Potvrdit účtenku. Pokud neobdržíte automatické potvrzení, můžete kontaktovat příslušnou pracovníkovku u grantové instituce, abyste potvrdili příjem Vaší grantové zprávy.
Uložte kopii pro své záznamy. Jen v případě, že se s doručením grantové zprávy něco stane, musíte být připraveni poskytnout další kopii grantovateli.
