Všichni jsme pracovali v chaotických kancelářích - papíry a další materiály byly nahromaděny v hromadách, zaměstnanci jsou frustrovaní a nejistí ohledně svých povinností a vedení není spokojeno s tím, co dělají zaměstnanci. Jak můžete udělat kancelář hladce? Díky jasným postupům, které by zaměstnanci mohli sledovat, pomohou všem ostatním, aby se dostali na místo - budete mít čistší kancelář, šťastnější a produktivnější pracovníky a lepší manažery v okamžiku.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
Papír
-
Notebook
Vytvořit protokol
Vyzkoušejte oblasti organizace, které jsou nejasné psaním průzkumu a průzkumného personálu. Zeptejte se personálu, o čem jsou nejasné, ať už je to jejich úloha a odpovědnost, na koho se hlásí, nebo jak postupovat správně.
Vytvořte příručku pro zaměstnance založenou na tom, co zaměstnanci potřebují objasnit. Zahrnujte také standardní firemní zásady, včetně informací o kancelářském prostředí. Zaměstnanci potřebují vědět, že je třeba předložit dokumenty včas, vyrovnat si své pracovní stoly před odjezdem z práce a učinit svou roli při vytváření čistého pracovního prostoru.
Vytvořte standardní provozní postupy nebo SOP. SOPs jsou písemné instrukce, které definují, kdo, co, kde, proč a jaký je každý úkol. Vytvořte SOP pro každý úkol, který chcete zaměstnanci sledovat. Zahrňte souhrnný odstavec o procesu, postupné pokyny k jeho provedení a seznam zdrojů, pokud potřebují další informace. Zahrnout datum v budoucnosti, 6 až 12 měsíců, kdy bude tento SOP přezkoumán a aktualizován. Uveďte také jméno a kontaktní údaje osoby v organizaci, která je zodpovědná za tento postup. Tímto způsobem zaměstnanci vědí, na koho kontaktovat. Umístěte všechny SOPy do notebooku a zpřístupněte je všem zaměstnancům, aby se mohli podívat na postup, pokud potřebují něco zkontrolovat. Napište nové SOPy pro nové postupy, které vzniknou, a přidejte je do knihy.
Trénujte personál a získejte organizaci
Uveďte příručku pro zaměstnance všem současným zaměstnancům, jakmile je dokončena, a novým zaměstnancům, kteří jsou najati. Zaměstnanci mohou zlepšit způsob práce kanceláře, pokud vědí, co se od nich očekává.
Školení zaměstnanců na všech SOP, které se na ně vztahují. Musí zaměstnanec, který je zodpovědný za řízení, vycvičit jiný personál jeden na jednoho nebo ve skupině. Vyškolejte personál o všech postupech poté, co jsou vyvinuty, takže zaměstnanci jsou jasní, co se od nich očekává při provádění tohoto postupu.
Zorganizujte celý den úklidu, abyste mohli kancelář organizovat. To by se nemělo dělat často. Po přečtení příručky pro zaměstnance a školení o nových SOP by zaměstnanci měli mít jasnou představu o tom, co mají dělat.
Tipy
-
Vezměte si zaměstnance na ústup mimo kancelář pro další školení.
