Vaše firma musí každý rok vyplnit formulář W2 pro každého zaměstnance. Tyto formuláře představují informace, které ovlivňují výpočty daní, včetně mzdy, státní a federální dani z příjmů a příspěvků na penzijní připojištění. Zaměstnanec je zodpovědný za zaslání kopie formuláře spolu s ročním daňovým přiznáním k interní daňové službě. Vyplnění W2 je poměrně jednoduché, pokud máte účetní software pro sledování čísel.
Formát podle pravidel
Váš účetní software může vyplňovat jednotlivé políčka formuláře automaticky z uložených čísel a výpočtů. IRS vyžaduje standardní, vytištěné nebo tištěné, černé 12bodové písmo Courier bez oprav a všechny položky, které se zcela nacházejí v rámečcích. Formulář je strojově čitelný a pokud je vykopnut pro nesprávné formátování nebo pro ruční nebo špatnou barvu, budete muset znovu odeslat.
Podrobnější popisy
Zobrazit všechny mzdy, zadržení a všechny další informace ve správných polích. Služba IRS poskytuje manuál "Informace pro formulář W2", který je k dispozici buď v tištěné podobě, nebo online, s rozpisem požadovaných informací. Některé boxy jsou čistě informativní, ale přesto povinné. Ukazující kód DD v kolonce 12 například informuje IRS zaměstnavatel o příspěvku na kvalifikovaný zdravotní plán, který je vyloučen ze zdanitelného příjmu zaměstnance. Funkce boxu mohou být změněny, neboť daňové zákony vytvářejí nové požadavky na podávání zpráv.
Distribuce dokumentu
Kopie souboru A formuláře W2 se správou sociálního zabezpečení, která potřebuje informace pro zaměstnance SSA mzdy a příspěvky záznam. Odeslat kopii 1 do státního nebo místního daňového oddělení, pokud to vyžaduje zákon. Kopie B, Kopie C a Kopie 2 přejděte na zaměstnance a Kopie D je pro záznamy zaměstnavatele. Lhůta pro rozeslání formuláře a soubor se liší každý rok. Termín pro podání přihlášky do roku 2014 je například 2. března 2015, přičemž termín pro její rozeslání zaměstnancům je 2. února 2015. Můžete požádat o prodloužení doby podání s formulářem IRS 8809. Měla by existovat trvalá kopie W2 ve vašem účetním systému. IRS požaduje, abyste uchovávali formulář, a to iv případě nedoručitelnosti zaměstnanci, po dobu čtyř let.
Ušetřete čas s BSO
Službu Business Services Online společnosti Social Security můžete použít k vytvoření a / nebo uploadu elektronické verze vašich W2, které lze také vytisknout pro zaměstnance. Pokud provozujete malou firmu, představuje to alternativu k tomu, že si W2s můžete vytáhnout pomocí svého vlastního účetního systému nebo je dělat ručně. Stránka SSA vyžaduje registraci. Musíte mít webový prohlížeč s 128bitovým šifrováním a soubory cookie povoleny a Adobe Acrobat Reader k vytváření dokumentů online.
