Kancelářské zařízení je často jednou z největších nákladů na podnikání. Tyto náklady se zhoršují tím, že zařízení se opotřebuje nebo se zlomí. Psaní podrobného návrhu, který popisuje potřeby společnosti a oficiálně požaduje, aby bylo toto zařízení zakoupeno z rozpočtu společnosti, je jedním z způsobů, jak tyto položky nahradit. Písemný návrh umožňuje několika zaměstnancům informovat se o potřebách společnosti a přijímat rozhodnutí na základě důležitých informací, jako jsou náklady zařízení a jeho přínos pro společnost.
Vyhodnoťte potřebu. Většina společností má podrobně rozčleněné rozpočty, které jsou konečné o tom, co mohou koupit a kdy. Určete skutečnou potřebu firmy tím, že budete studovat každý kus zařízení a budete se ptát, zda může být opravena, zda bude trvat dalších šest měsíců až rok, nebo zda by bylo oproti nahrazení nákladnější opravit. Jakákoliv položka, kterou lze opravit nebo která bude trvat déle, by měla být označena ze seznamu požadovaných nových zařízení.
Určete zisky společnosti. Co ušetří společnost, pokud je zařízení nyní vyměněno? Co získá? Pokud vyměníte stolní tiskárnu s volně stojící obchodní tiskárnou, která může vytisknout více kopií za zlomek času, uveďte to jako zisk, protože ušetřený čas je prospěšný. Být jasným a stručným vysvětlením toho, co každý kus zařízení přinese společnosti.
Vyzkoušejte nová zařízení. Zeptejte se a seznamte se s cenami, specifikacemi, typy modelů, maloobchodníky a výrobci pro každý požadovaný přístroj. Zjistěte, kteří prodejci mají položky za nejnižší ceny a které se nacházejí v blízkosti vaší polohy nebo mají dopravu zdarma. Také znáte všechny nevýhody nebo problémy, které mohou být běžně spojeny se zařízením.
Napište svůj hrubý návrh návrhu, včetně sekcí pro úvod nebo shrnutí, cíle nebo cíle, potřeby společnosti, zisky nebo výhody společnosti a náklady. Mohlo by také být užitečné uvést časový řádek pro nákup. Ne každý kus zařízení bude muset být zakoupen okamžitě.
Zadejte svůj návrh a věnujte pozornost formátování. Ujistěte se, že všechny nadpisy jsou vyznačeny tučným písmem a řádně se vyrovnají. Pravopis ověřte svou práci pomocí nástroje pro kontrolu pravopisu počítače a samotným pročítáním návrhu. Abyste zajistili, že vám nic nezmeškáte, nastavte svůj návrh stranou několik hodin nebo dní a poté znovu zopakujte.
Varování
Udržujte své požadavky přiměřené - pokud vaše podnikání skutečně nepotřebuje velký, průmyslový model zařízení, neuvádějte jej.
Buďte pravdiví ve svých hodnoceních aktuálního vybavení. Čtenáři vašeho návrhu musí být schopni důvěřovat vašim názorům.
