Pokud jste zachyceni telefonem s kolegy nebo zákazníkem s dlouhou životností, co by mělo být rychlé a jednoduché telefonní hovory, můžete z vašeho dne vydělat velký kus. Spíše než snažit se multitaskovat, když se volající přiblíží, měli byste použít nějaké taktické techniky, abyste ukončili hovor co nejrychleji, aniž byste obětovali zdvořilost nebo odklon od základní etikety. Jakmile se o podnikání postaráte, můžete z hovoru udělat elegantní a zdvořilý odchod.
Zaměřte se na daný problém. Udržujte konverzaci soustředěnou na účel volání a vyhněte se tomu, že se nepokoušíte rozloučit. Pokud se člověk, s nímž mluvíte, začíná odrážet nesouvisející téma, jemně jej přivést zpět k důležitějším otázkám. Nebojte se, když to děláte. Pokud se člověk, s nímž mluvíte, vydáváte k jinému tématu, přiveďte ho zpátky slovy: "Ale o …" a znovu zmíníme hlavní bod. To umožní volajícímu vědět, že předmět, který je v ruce, je nejdůležitější věc. Zmínit také, že "nechcete, abyste si vzali příliš mnoho času." Jedná se o přísný, ale zdvořilý způsob, jak udržovat telefonní hovor na trati.
Zeptejte se uzavřených otázek, aby se z hlavního tématu nemohlo vymanit. Spíše než se ptát, na co je vhodný čas se setkat, zeptejte se: "Bude 10 příležitost se setkat?" Uzavřené otázky budou mít pouze stanovený počet odpovědí, nejvýše dva nebo tři, a to povede konverzace specifickou k předmětu po ruce.
Zkompletujte telefonní hovor a ujistěte se, že jste se postarali o všechno. Zopakujte problém a jak se s ním jedná. Rychle: "Vyzvednu ty informace a obdržím vám zprávu do konce dne," potvrzuje, že se všechno postaralo.
Zeptejte se, jestli máte k dispozici něco jiného, co byste mohli pomoci, nebo jakékoliv jiné záležitosti týkající se tématu, které je třeba projednat. Znovu posílejte účel hovoru a neopouštějte další témata. Používejte fráze, jako například "Takže to řeší váš problém s výkazem výdajů ?," nebo "Je pro vás něco jiného, co mohu do tohoto balíčku zahrnout?" Jak vaše volání dosáhne svého závěru, člověk na druhém konci pravděpodobně přizná, že ne, není nic jiného na toto téma diskutovat.
Děkujeme volajícímu za jeho čas nebo za volání (v závislosti na tom, kdo inicioval hovor). Dejte mu vědět, že budete následovat jakýmkoli způsobem, který je vhodný pro danou situaci. Chcete-li ukončit hovor, použijte rychlý režim "Pěkný den" nebo "Děkujeme za volání". Vyhněte se zdlouhavému rozloučení, během něhož vyměňujete příliš mnoho zdvořilostí.
Tipy
-
Pokud víte, že určitý spolupracovník má tendenci mluvit příliš dlouho, pošlete e-mail, kdykoli je to možné, abyste řešili problémy nebo položili otázky.
