Ať už přijímáte objednávku na pizzu, objednávku na něco z televizní reklamy, automobilových dílů nebo dopravního systému, proces pro provedení objednávky se nemění. Být zdvořilý a shromažďování všech potřebných informací k zadání zakázky dokončí transakci profesionálním způsobem a podporuje spokojenost zákazníků. Postup při objednávání může určit, zda zákazník umístí opakovanou objednávku.
Při odpovědi na telefon identifikujte sebe a své místo podnikání. Například "společnost ABC123, tohle je Sally, jak vám mohu pomoci dnes?" Nikdy nejezte ani nepijte, když jste na telefonu a promluvte jasně a pomalu, aby vás zákazník porozuměl. Udržujte hlas na vyrovnané úrovni; pokud máte tendenci hovořit nahlas, potlačte tuto tendenci, když telefonujete v práci a udržujte přátelský tón ve svém hlasu. Používejte správnou gramatiku a vyhněte se slangu.
Požádejte o jméno volajícího a použijte jej během rozhovoru. Nevyhovujte zákazníkovi svým jménem, pokud vám to nenaučí; používat její formální titul. Zákazník nikdy nepokládejte telefon nebo hlasité telefonování, aniž byste o něj nejprve požádal o povolení a čekala na její odpověď.
Pečlivě poslouchejte zákazníka a zapište si všechny příslušné informace. Požádejte ho, aby v případě potřeby opakoval. Nespoléhejte se na svou paměť. Nikdy se nepokoušejte, jako byste spěchali, nejdůležitějším zákazníkem je ten, který je právě v telefonu. Udržujte svůj způsob pacienta a pomoc.
Zajistěte, abyste získali veškeré potřebné informace k zadání objednávky, včetně přesné položky, specifikace, velikosti a dalších relevantních informací. Je lepší mít víc informací, než potřebujete k zadání objednávky správně než příliš málo. Vždy opakujte objednávku zákazníka k ověření. Ujistěte se, že je jasná cena za objednanou položku, aby zákazník nedostal nepríjemné překvapení, když obdrží účet.
Požádejte zákazníka o jeho telefonní číslo, abyste mu mohli zavolat zpět, pokud máte nějaké dotazy ohledně objednávky později. Rozhovor vždy ukončete tím, že poděkujete zákazníkovi za jeho podnikání. Počkejte, až zavěsí telefon nejdříve, aby neslyšel hluk telefonu, který visel.
