Jak psát dopis Představujeme vaši firmu

Když vaše podnikání je novým klukem na bloku, nemůžete ho nechat jen náhodou nebo reklamou z úst, že zákazníci, prodejci a tisk začnou bít cestu k vašim dveřím. Ať je váš dopis předán poštou nebo prostřednictvím internetu, jeho tón by měl být rovnováha mezi teplou dostupností a chladnou profesionalitou, která vaši čtenáři chtějí spojit osobní spojení a dozvědět se více o tom, co děláte.

Položky, které budete potřebovat

Profesionální hlavičkový papír
Obálky
Tiskárny

Vyzkoušejte své cílové publikum a cenově nejvýhodnější a nejvhodnější způsob, jak je dosáhnout, říká Kenneth Roman a Joel Raphaelson, autoři "Psaní, které fungují, jak efektivně komunikovat v podnikání". Čím víc víte o vzdělání, příjmu, životním stylu a nákupních návycích, tím přesněji dokážete přizpůsobit text a grafiku, která bude rezonovat. Mějte na paměti, že metoda a načasování vaší doručování závisí na tom, zda je oznamujete události specifické pro daný den, například otevírání nebo oznamování zajímavých produktů a služeb, které mohou v budoucnu potřebovat. V případě posledně jmenovaného dopisu je pravděpodobné, že dopis v tištěné podobě bude mít delší trvanlivost než e-mailová korespondence.

Přijměte umění "řeči výtahu", navrhnou Lena Claxtonová a Alison Woo, autory knihy "Jak říci: marketing s novými médii: průvodce propagací vašeho malého podnikání pomocí webových stránek, e-zines, blogy a podcasty". Pokud jste se osobně setkali s novým zákazníkem, znamená to, kolik času potřebujete, abyste je přesvědčili během jedné jízdy výtahem. Vezměte na vědomí, že většina lidí stráví stejné krátké trvání čtení marketingového dopisu a určuje, zda je obsah relevantní pro jejich životy. Uveďte seznam tří nejdůležitějších věcí, které chcete, aby vaše čtenáři odešli z vašeho dopisu dříve, než začnete psát. Podle Římana a Raphaelsona je důležité, aby se udrželo těsné zaměření a zabránilo se přetížení informací. Pokud se pokoušíte svým čtenářům dát na paměti více než tři prvky, pravděpodobně skončí, nezapomenete na žádné z nich.

Začněte svůj dopis silným hákem, abyste upoutali pozornost čtenářů. Úspěšné úvodní dopisy se často otvírají otázkou, překvapivou statistikou nebo krátkou anekdotou, která povzbuzuje příjemce, aby si přečetl další informace. Příklady:

Co kdybyste mohli uspokojit každého na vašem seznamu dovolených za celkové náklady nižší než 100 USD?

Dvacet osm procent vlastníků malých podniků, jako jste vy sami, má svou identitu ukradenou a ani ji neví.

Když mi bylo 9 let, žili jsme nad sýrovým obchodem a myslela jsem si, že to bude nejlepší práce na světě. O dvacet let později, mohu s radostí potvrdit, že to opravdu je. Jen s jednou návštěvou sýra Prosím, myslím, že se budete také usmívat.

Navrhněte tón ve své korespondenci, který je vhodný a v souladu s povahou podnikání. To, co si zákazníci přečtou v tisku, by mělo být také to, co od vás a vašich zaměstnanců můžete očekávat osobně. Začleňte kuličkové body tak, aby upoutaly pozornost na konkrétní body zájmu o vás a vaší společnosti. Zvýrazněte, co odlišuje vaše podnikání od konkurence, pokud jde o jedinečné produkty, nižší náklady, bezpečnostní prvky, snadné použití, záruky a časově úsporné komponenty. Důvěra projektu a vytvoření výzvy k akci, jako je například účast na otevřeném domě, nastavení schůzky, odkup kupónu nebo vyplnění krátkého dotazníku.

Zajistěte někoho, kdo s vaší firmou není obeznámen, aby váš dopis zkontroloval, aby byl srozumitelný, organizační a obsahový zájem. Důkladně otestujte svůj materiál, abyste se ujistili, že je bezchybný a že vaše kontaktní informace jsou kompletní.

Tipy

Jan Norman, autor knihy "Co nikdo vám nikdy neřekl o zahájení vlastního podnikání: Poradenství v reálném životě od 101 úspěšných podnikatelů", doporučuje používat opt-in e-maily jako jednoduchý způsob sestavení seznamu zákazníků. Písemné oznámení představující vaši firmu by nemělo přesáhnout jednu stránku, ačkoli je povoleno zahrnout vizitku, kartu odpovědi nebo brožuru se stejnou poštou.