Zrušení starých návyků nebo učení nových je těžké pro některé lidi. To může být náročné na pracovišti, pokud zaměstnanci již dlouhou dobu dělají stejnou rutinu a jsou nepohodlní s tím, co vnímá jako narušení - nebo dokonce ohrožení - bezpečnosti práce. Jejich ochota přizpůsobit se změnám do značné míry závisí na tom, jak jsou jim v písemných postupech a postupech předkládány změny.
Určení, zda je nutná změna
Populární axiom naznačuje, že pokud není něco přerušeno, nepotřebuje fixaci. Na pracovišti však stagnuje životní prostředí, které se drží starého způsobu, jak dělat věci "jen proto, že" zaostává za konkurencí, pokud se nebude držet krok s nápady, trendy a technologickým pokrokem, které by mohly přispět k lepšímu výkonu. Mezi ně patří faktory, jako je nejmodernější zařízení, slučování, outsourcing a dokonce snižování nákladů, aby bylo možné lépe spravovat zdroje. Před navržením nových politik a postupů je důležité posoudit, jak budou přímo a nepřímo přínosem pro společnost, jak dlouho bude trvat, než je bude plně integrována do stávajících operací a myšlení, jaké budou náklady na navrhované změny a jaké budou následky, pokud společnost nečiní vůbec nic.
Relevance a účast
Lidé v jakémkoli věku se obecně nelíbí, aby jim bylo řečeno, co mají dělat, zvláště pokud si myslí, že jim bylo nařízeno něco udělat bez dobrého důvodu. Dále, pokud by jejich názory na toto téma nebyly požadovány předem, existuje větší pravděpodobnost, že se postaví odporu, protože si myslí, že pravomoci - ať jsou to rodiče, manželé nebo šéfové - nerespektují jim. Pokud například chcete, aby zaměstnanci front office začali přijímat kurzy sponzorované společností sponzorované společností, musí vidět souvislost mezi touto novou dovedností a jejich interakcí se španělsky mluvící klientelou, která bude následně vytvářet více obchodů, zvýšit zisky společnosti a mají za následek zvýšení, bonusy a vyšší provize. Zatímco není vždy praktické nebo vhodné dát každé nové pravidlo na hlasování ve výboru, získávání zpětných vazeb a názorů zaměstnance průběžně lépe umožňuje manažerům předvídat reakce svých pracovníků na přechodné politiky a postupy.
Poskytování zprávy
Ať už zavádíte novou politiku týkající se bezpečnosti kanceláří nebo poskytovat školicí materiály o tom, jak provozovat nové zařízení, musíte nejen rozhodnout, jak budou informace shromažďovány a šířit, ale také jak bude měřit jejich účinnost. Pokud se jedná například o změnu zásad, musíte se rozhodnout, zda se jedná o formát memo, který bude komunikovat prostřednictvím e-mailu nebo bude přístupný z interního webu, který zaměstnanci běžně kontrolují o aktualizacích a oznámeních společnosti. Zvolená metoda závisí na velikosti kanceláře, naléhavosti problému a schopnosti pracovníků převzít odpovědnost. Je-li to procedurální dokument, musíte se rozhodnout, zda se jedná pouze o text, text s grafikou nebo text s fotografiemi. Přístup, který zvolíte, bude založen na složitosti úkolu a materiálu, jakož i na intelektu cílových čtenářů. Měření úspěšnosti nové politiky nebo postupu bude kvantitativní nebo kvalitativní na základě čtvrtletních přírůstků. Nové pravidlo by mohlo být také vyzkoušeno na základě pilotního programu nebo rozděleno na menší segmenty, které by pracovníkům postupně ulevilo do jiné rutiny, na rozdíl od radikální změny, která se stane přes noc. Příklad: Přechod na "bezpapírovou kancelář" by začínal s pracovníky, kteří se učí provozovat skenovací zařízení, čímž se snižuje počet fyzicky odesílaných kopií a pak se úplně odstraňují soubory skříní.
Důsledky
Když ohlásíte novou politiku, že "Casual Friday" je zrušena, aby se vylepšila image společnosti, očekává se, že zaměstnanci budou vypadat profesionálněji příští pátek, kdy je vidíte. Pokud se stále oblékají náhodně, je to buď produkt jejich prostého zapomnění, že nová politika vstoupila v platnost (někdy i křivka učení může být pomalá), nebo úmyslné rozhodnutí z jejich strany ignorovat. Pokud vaše písemná zmínka neobsahuje jakoukoli zmínku o tom, jak bude nové pravidlo prosazováno, bude těžké dostat někoho, kdo by ho bral vážně. Při sestavování oddílu týkajícího se důsledků je důležité, abyste si jazyk přečetli s přítelem z oblasti lidských zdrojů a / nebo advokátem, abyste se ujistili, že (1) disciplína je vhodná, (2) disciplína je v souladu se zákony o odborových organizacích (3) jazyk je jasný a snadno srozumitelný a (4) disciplína je rozumná a nebude narušovat tok práce. Zaměstnanec by například mohl být potěšen, kdyby si přečetl, že "každý, kdo poruší páteční oblékací kód, bude okamžitě poslán domů, aby se mohl změnit" (zvláště, pokud jste byli bez práce po dobu jedné až dvou hodin přesně to, co chtěl).
