Organizace a podniky všech velikostí mohou využívat telefonní systém pro sledování důležitých telefonních hovorů a kontaktních informací. Například odborníci, jako jsou právníci a účetní, se spoléhají na záznamy o telefonních hovorech, aby uchovávali záznamy o klientovi a zaznamenávali částku zúčtovatelného času stráveného obsluhou každého z nich.
Základní metody protokolování telefonu
Pomocí protokolů telefonu můžete sledovat příchozí a odchozí telefonní hovory. Zaznamenejte data o klientech, například o obchodních a mobilních telefonních číslech, e-mailu a informacích o webu. U tradičních telefonních protokolů uchovávejte údaje bezpečně tak, že je v bezpečném prostředí mimo dosah veřejnosti. V elektronickém systému udržujte zprávy v bezpečí tím, že omezíte vystavení dat a instalujete heslo. Pokud kancelář má recepční, integrujte s ní telefonní deník tak, aby se hovory vracely včas a efektivně. Dejte jí přístup do schránky uživatelů, aby mohli snadno kontrolovat zprávy.
Pokročilé možnosti
Uspořádejte vzdálený a předávání přístupu k protokolu telefonu z mobilního telefonu nebo počítače. Integrujte textové zprávy a e-maily do systému záznamů telefonů, abyste získali větší flexibilitu. Uspořádejte telefonní zprávy do osobních složek pro snadný přístup. Pokud chcete sdílet data se zbytkem kanceláře, nastavte veřejné složky. Nastavte oznámení tak, abyste obdrželi zprávy, jakmile dorazí. Umístěte méně naléhavé volání do složky pro nejlepší správu času. Vytvořte systém, který umožňuje vrátit všechny telefonní hovory v přiměřeném čase, a nastavte připomenutí, abyste nezapomněli na žádný důležitý hovor. Pro efektivní systém zálohování zajistěte, aby distribuční skupiny přijímaly oznámení.
Tradiční telefonní protokoly
Použijte tradiční systém záznamu telefonů zapisováním informací na podložku určenou ke sledování volajících a jejich informací. Některé telefonní podložky jsou dodávány s uhlíkem, který automaticky provede duplicitní záznam pro uložení. Před elektronickým věkem vedoucí pracovníci, kancelářští pracovníci a jednotlivci sledovali telefonní hovory zapisováním jmen, čísel a dalších informací o jednotlivých částech papíru nebo podložek určených pro tento účel.
MyWorkTools
Zvažte použití aplikace MyWorkTools, která nabízí dokument šablony aplikace Word jako protokol telefonu pro příchozí a odchozí hovory. Nástroj lze použít jako systém měření času a řízení produktivity, který sleduje datum a čas každého telefonního hovoru, volané číslo a délku hovoru, jakož i účel hovoru. Nástroj může ušetřit čas, protože eliminuje nutnost strávit průměrně dvě hodiny nebo více, aby se podobný telefonní protokol mohl provést ručně.
Elektronický systém PhonePad
Stáhněte bezplatnou zkušební verzi systému PhonePad, který používá aplikaci Windows pro ukládání všech informací o telefonních hovorech v jedné schránce. Barevné ikony a kódování poskytují rozpoznání stavu okamžitých zpráv a zprávy jsou uspořádány tak, aby indikovaly, zda jsou nové, přečtené nebo potřebují následné sledování. PhonePad vypadá jako papírové zprávy pro intuitivní uživatelské rozhraní. Zprávy jsou podporovány formátováním textu v různých fontech, barvách, stylech a velikostech. Současně je možné otevřít více zpráv a také podporovat textové zprávy. Vestavěný adresář ukládá data předchozího volajícího.
PDA nebo protokoly mobilního telefonu
Použijte protokol telefonu určený pro váš PDA nebo mobilní telefon, jako je PhoneLog 2.0, pro mobilní telefon PalmPilot. PhoneLog sleduje všechny přijaté telefonní zprávy a ponechává je pro ostatní. Kromě toho lze snadno vytvořit seznam, který může být rychle dostupný pro návratové volání. Telefonní seznam poskytuje kompletní záznam konverzací. Systém je také přizpůsobitelný a může být snadno integrován.
