Jak sledovat školení v

Školení je srdcem každé obchodní operace. Ať už učíte zákaznické pozdravy a služby nebo využíváte sofistikovanou technologii, podniky, které se zavázaly k školení, mají efektivnější a produktivní personál a poskytují lepší služby zákazníkům než ti, kteří to neudělají. Některé obchodní kategorie mají zákonem požadované požadavky na školení. Aplikace Microsoft Office Suite má dvě možnosti pro sledování školení zaměstnanců: Microsoft Excel nebo Microsoft Access. Systém Excel může být implementován každým, kdo má základní zkušenosti s tabulkami. Přístup však poskytuje složitější metody pro hlášení a sledování.

Vynikat

Vytvořte seznam školení, které mají zaměstnanci dokončit. V nové tabulce zadejte tyto nadpisy sloupců: "Jméno," "Příjmení" a název nebo název relace v každém dalším sloupci a použijte tolik potřebných. Lze také přidat sloupec pro číslo zaměstnance nebo jiný identifikátor. Zvolte příkaz "Tisknout tituly" ze skupiny "Page Setup" na záložce "Rozložení stránky" na pásu karet a vytvořte řádek "Title". Do pole "Název řádku" zadejte "$ 1: $ 1".

Do příslušných sloupců zadejte jména všech zaměstnanců a všechna identifikační čísla.

Vyberte buňku "A1" a podržením levého tlačítka myši přetáhněte všechny řádky a všechny sloupce, ve kterých budou data zadána. Zvolte příkaz "Formát jako tabulka" ve skupině "Styly" na kartě "Domov". Ověřte pole "Rozsah dat" a zaškrtněte políčko "Můj stůl má záhlaví".

Vyberte všechny řádky a sloupce, do kterých budou zadány data školení. Na kartě Domů vyberte v rozevíracím rámečku Obecné v kategorii "Číslo" požadovaný formát data. Uložte tabulku.

Zadejte příslušné datum ve správném sloupci a řádku, když zaměstnanec dokončí požadované školení. Použití formátu "Tabulka" umožňuje při sestavování přehledů třídění jedním sloupcem podle sloupce. Uložte tabulku po každé nové zadání dat.

Přístup

Vytvořte novou databázi aplikace Access. Přejmenujte "Tabulka 1" jako "Záznam o výcviku zaměstnanců" nebo preferované alternativní jméno. Otevřete "Zobrazení návrhu tabulky" ze skupiny "Zobrazit" na kartě "Domov". První pole "ID" je ve výchozím nastavení nastaveno jako primární klíč. Přístup bude automaticky toto pole číslovat nebo pomocí podokna "Vlastnosti pole" můžete vytvořit masku nebo jiné formátování, které splní vaše obchodní potřeby, například přidání identifikačních čísel zaměstnanců.

Do těchto názvů polí a dalších polí zadejte požadovaná data, například "Křestní jméno", "Příjmení", "Téma školení" nebo "Datum dokončení". Jiné položky, které lze zaznamenat, mohou zahrnovat položky "Známky", "Výkon" a "Poznámky nebo poznámky". Nastavte odpovídající typ dat a vlastnosti formátu. Nezapomeňte zvolit "Datum / čas" pro datový typ pole "Datum".

Uložte tabulku. V záložce "Domov" přejděte na kartu "Zobrazení tabulky" ve skupině "Zobrazit".

Zvolte "Průvodce formulářem" ze skupiny "Formuláře" na kartě "Vytvořit" a otevřete dialogové okno návrhu. V levém sloupci vyberte požadované pole "Dostupné pole" a přesuňte se do sloupce "Vybrané pole" stisknutím tlačítka ">" pro jednotlivé políčka nebo ">>" pro přesun všech polí najednou. Klikněte na tlačítko "Další".

Z dialogového okna "Rozvržení" vyberte požadované rozvržení formuláře. Klikněte na tlačítko "Další". V dalším dialogovém okně pojmenujte "Formulář" nebo ponechte výchozí shodu s názvem tabulky. Rozhodněte se, zda chcete přijmout formulář navržený Průvodcem nebo upravit návrh. Pokud upravujete formulář, klikněte na tlačítko "Další". Pokud používáte výchozí návrh, klikněte na tlačítko "Dokončit". Uložte formulář.

Vyplňte údaje pro každého zaměstnance a školení, pokud jsou informace k dispozici. Pro filtrování dat a vytváření přehledů použijte zobrazení "Form" pro zadávání dat a zobrazení "Tabulka". Záznamy se ukládají automaticky po zadání dat.

Tipy

Excel umožňuje jednoduché vyhledávání a sestavy založené výhradně na třídění. Přístup umožňuje důmyslné uchovávání záznamů a vytváření přehledů, což umožňuje vytvářet sestavy několika zaměstnanci, školení nebo jiným výběrem dat nebo dat. Názvy přístupových polí nemohou mít mezery; vytvořit titulky pro jednoduchý jazyk ke sloupcům sestavy. Například pole "TrainingSessionName" může být označeno jako "tréninková relace" pro zprávy.