Existují specifické věci, které můžete sdělit jiným lidem ve vašem místě podnikání pomocí distribuce memo. Zpráva obecně sděluje něco důležitého spolupracovníkům a je obvykle distribuována nejméně jedné osobě uvnitř společnosti. Memo může také být použito, aby všichni věděli o něčem naléhavém, jako jsou ztracené soubory. Ztracené soubory mohou ovlivnit provoz podniku a pracovníci by měli být upozorněni na problém a jak mohou pomoci co nejdříve.
Dokončete záhlaví poznámky o ztracených souborech. To zahrnuje řádek pro datum, téma, k čemu má být poznámka a odkud pochází. Tyto řádky jsou označeny jako "Datum", "Předmět", "To" a "Od". Předmět by měl alespoň uvést "Ztracené soubory", ale také popisovat, které soubory jsou ztraceny.
Krátce vysvětlit problém v prvním odstavci přímo pod záhlavím. To by mělo určitě zahrnout, které soubory jsou ztraceny, například soubory konkrétního klienta nebo projektu. Může také zahrnovat, jak si myslíte, že soubory byly ztraceny, kde mohou být a jak je naléhavé najít je.
Podrobnější popis problému v další části. V tomto okamžiku získáte podrobnější informace o ztracených souborech. Můžete poskytnout podrobnosti o klientovi nebo projektu, o kterém se soubory nacházejí, nebo o dalších informacích o tom, jak mohou pracovníci vyhledávat soubory. V tomto okamžiku uveďte konkrétní datum, ve kterém musí být soubory nalezeny.
Řekněte příjemcům poznámky přesně to, co chcete udělat v závěrečné části. Měli by se jednat o konkrétní položky akce, jako je vyhledávání v databázi X nebo procházení všech vašich osobních souborů v případě, že jste uložili ztracené soubory na počítač nebo flash disky společnosti. Opakujte datum, ve kterém musí být soubory nalezeny.
Opravte poznámku. Ujistěte se, že jste nezahrnovali žádné citlivé informace o souborech, o kterých by se neměly psát. Také se ujistěte, že jste vyjádřili důležitost jasného nalezení ztracených souborů.
