Jak napsat výcvikovou poznámku

Když potřebujete aktualizovat výcvikovou příručku, obchodní proces nebo příručku, dokonalým vozidlem je tréninková poznámka. Formát poznámky vám umožní cílit na příjemce a zahrnout včasné následné informace a je obzvláště užitečný v situacích, kdy byly do existujícího procesu přidány nové právní úvahy nebo požadované kroky. Pomocí několika jednoduchých kroků můžete zajistit, aby vaše sdělení jasně a stručně sdělovaly vaše nápady a zároveň se vyhnuly běžným nástrahám.

Určete své publikum. To vám pomůže zahrnout nejdůležitější informace pro vaši poznámku. Například pokud píšete, abyste vysvětlili, jak používat novou kopírku ve třetím patře, neposílejte poznámku všem zaměstnancům v budově. Nebo pokud nový zákon ovlivní způsob, jakým jsou prohlášky přijata v advokátní kanceláři, nemusíte zahrnovat tým údržby.

Představte si téma. První pár řádků by měl umožnit vašim čtenářům, aby věděli, proč je tato poznámka pro ně důležitá. Dejte jim vědět, jaký byl starý proces, nebo jaký současný proces tuto aktualizaci aplikuje, stejně jako důvod aktualizace.

Vymeďte nové kroky nebo požadavky. Používejte pouze jednu úroveň nadpisů a nechte své vysvětlení stručné a soustředěné. Zahrnout aktualizované informace, stejně jako všechny předchozí kroky nebo procesy, které by již neměly být dodržovány nebo prováděny.

Zahrnout časový řádek. Zjevně nechte své publikum vědět, kdy nová politika vstoupí v platnost. Pokud se jedná o okamžitou změnu, jasně uveďte, zda existuje nějaká doba odkladu nebo přechodný proces předchozí procedury. Pokud je například nový formulář pro vyžádání dovolené, nechte zaměstnance vědět, co se stane s žádostmi, které se již zpracovávají.

Zavřete s následnými kroky. Na konci své poznámky nechte své publikum vědět, co mají dělat, pokud mají otázky, které v dokumentu nebyly zodpovězeny. Může to zahrnovat odkaz na další dokumentaci nebo na kontaktní číslo, které mohou volat. Pokud je výcviková poznámka součástí série aktualizací, uveďte, kdy bude připravena další aktualizace.