Politika a postupy společnosti obsahují pokyny pro zaměstnance a management. Kdykoli vznikají otázky týkající se jednání nebo operací, je zavedena zásada přímého chování a řešení etických otázek. Dobře napsané firemní postupy pomohou oddělení lidských zdrojů ve svých každodenních úkolech; pochopení politik a znalost, kam jít za pomoc nebo další informace, je klíčem k dodržování požadavků zaměstnanců.
Základy
Politika společnosti popisuje přijatelné chování a očekávání zaměstnanců, zatímco postupy popisují a definují procesní toky a cíle společnosti. Obě politiky a postupy by však měly být vytvořeny v rámci cílů organizace; příručky o zásadách a procedurách jsou proto psány s konečným cílem pomoci zaměstnancům napomáhat celkovému poslání společnosti. Vedoucí pracovníci v oblasti lidských zdrojů mohou spolupracovat s vedoucími ostatních oddělení na vytváření politik a postupů, které nakonec posílí společnost.
Význam
Tím, že podrobně popisuje to, co se od zaměstnanců očekává, zásady společnosti poskytují rámec, díky němuž mohou zaměstnanci vyniknout. Naproti tomu v příručce politik jsou také popsány kroky, které budou podniknuty, pokud zaměstnanec poruší pravidla společnosti. To poskytuje společnosti právní ochranu; kdy zaměstnanci podepisují manuály o podnikových zásadách, uznávají přijaté standardy chování a jejich pokračující zaměstnání závisí na následujících pravidlech chování.
Stejně tak firemní postupy obsahují popisy práce, plus aktivity a cíle zaměstnanců. Pokud píšete příručku pro postupy, je užitečné přemýšlet o tom, co společnost chce zaměstnancům dělat, jak a jak a kdy je to dělat.
Funkce
Politiky a postupy společnosti nemají být uloženy na prašném poli. Ve skutečnosti příručky o zásadách a postupech fungují nejlépe, pokud jsou aktivní a pravidelně se aktualizují. Koneckonců, společnosti se neustále vyvíjejí, aby uspokojily měnící se obchodní potřeby. Manažeři lidských zdrojů proto potřebují prověřit politiku a postupy jako týmové úsilí a pravidelně, možná měsíčně. Jakékoli procedurální změny, jakmile budou schváleny, budou poté rozesílány manažerům ke kontrole u příslušných oddělení. Kromě toho je vhodné, aby se každoročně podepisovaly kopie přezkumu zaměstnanců a přijetí zásad společnosti.
Typy
Postupy společnosti popisují, jak budou zaměstnanci plnit úkoly, včetně popisů práce, rozdělení odpovědnosti a organizační struktury hlášení. Postupy mohou také obsahovat očekávané výsledky a individuální cíle, které stanoví roční standardy pro výkon zaměstnanců a oddělení. Příklady jsou cíle prodeje na osobu nebo hodnocení služeb zákazníkům pro tým call centra. Stejně tak mohou obecné zásady zahrnovat standardy chování zaměstnanců, jako jsou kódy oblečení, očekávání návštěvnosti, dovolené a dovolené a pravidla sexuálního obtěžování.
Strategie
Obecné zásady a postupy společnosti by měly být napsány s ohledem na dva cíle: jasné a stručné a zapojení průřezového oddělení. Nikdo nemá prospěch ze zmatených provozních příruček a příruček pro zaměstnance. Pokud tedy píšete zásady a postupy společnosti, jsou upřednostňovány stručná struktura věty, plus ilustrace. Jako příklad psaní "Každý pátek v měsících červen, červenec a srpen bude den příležitostných šatech", po němž následuje seznam přijatelných oděvů jasně detailně pro zaměstnance i vedení, co je povoleno. Psaní "v létě" nebo nezahrnutí seznamu přijatelných oděvů by ponechalo pravidlo otevřené pro osobní interpretaci, což by mohlo vést k problémům, pokud by se zaměstnanec ukázal za prací na začátku září v cut-offs a tričku.
Podobně, pouze za účasti různých zástupců oddělení můžete získat skutečný obraz o tom, jaké politiky a postupy musí být načrtnuty. Manuály by měly být psány pouze po vstupech od všech dotčených oddělení, což umožní komplexní přístup k organizačním směrnicím. Toto inkluzivní opatření umožní větší zaplacení nebo přijetí vedoucími oddělení a povede k lepší komunikaci a realizaci podnikatelského plánu v celé společnosti.
