Memo musí sdělovat informace stručným a účelným způsobem. Tento bezvýznamný styl znamená, že i když jste se potali vyhlídkou na psaní jednoho, měli byste najít přímočarý, rozumný formát vítanou úlevu od ostatních pracovně náročných projektů, které můžete mít na psacím stole.
Napište nadpis
Začněte svou poznámku tím, že na samostatné řádky vytvoříte standardní nadpis obsahující "Komu:", "Od:", "Datum:" a "Předmět". Dejte pozor na publikum, uvědomte si, že možná nebudete chtít šířit svou poznámku celé firmě, ale pouze několika oddělením. Nadřazená nadpis umožňuje čtenářům rychle vyhledávat a shromažďovat důležité informace hned od začátku - od relevance k tématu.
Uveďte svůj účel
Napište krátký úvod, který jasně uvádí co nejjednodušší možný účel pro psaní. Pokud si to přejete, nanášejte nějakou osobnost, ale také tento doplněk nechte krátký. Například pokud děláte oznámení, můžete napsat: "Po obzvláště dlouhém a vyčerpávajícím hledání jsem velmi potěšen, že společnost ABC Company najala společnost XYZ Writers Group, která bude řídit naše nadcházející marketingové úsilí."
Vypracovat s přesností
Dejte tělo své poznámky - ne více než dva nebo tři odstavce - k vypracování vašeho úvodního prohlášení. Předvídání otázek je důležité; nechcete, aby vaše poznámka vygenerovala více otázek, než poskytne odpovědi, ale poznámka není fórem pro vyčerpávající zveřejnění 360 stupňů. Uspořádejte nejdůležitější informace - co zaměstnanci budou chtít vědět a co potřebují vědět - hierarchicky. Nakonec mějte na paměti, že poznámka zřídka slouží jako "poslední slovo" k tématu; ve skutečnosti někdy aktivuje celou řadu aktivit. Takže věnujte poslední odstavec těla své poznámky "dalším krokům" nebo "co se stane dál". Například v tomto případě byste se chtěli podělit, když představíte skupinu vašich spolupracovníků.
Zavřete ve stylu
Zavřete poznámku o pozoruhodném poznání, uvědomujíc si, že posíláte implicitní zprávu, kterou mají vaši zaměstnanci sledovat. Mohli byste například říct, "Já vím, že se těším, jako já, na to, abych se pustil do této vzrušující kapitoly v historii naší společnosti. Děkuji předem za vaše nadšení a odhodlání."
Ukažte na Přílohy
Zahrňte poznámku na konec své poznámky příslušné přílohy, jako jsou dokumenty, které chcete číst zaměstnanci, nebo nové postupy, které chcete sledovat. Jednoduše napište slovo "Připojeno:" a stručně shrňte informace. V tomto příkladu byste chtěli zahrnout souhrn předchozích marketingových projektů skupiny spisovatelů, aby se mohli vaši zaměstnanci seznámit se stylem a dosaženými výsledky skupiny. Zadejte informace o tom, kde mohou zaměstnanci tyto informace najít. Například, zda zašlete papírovou kopii své poznámky na vývěsku nebo pošlete ji e-mailem, ujistěte se, že zaměstnanci chápou, jak přistupovat k přílohám.
Tipy
-
Přečtěte si svoji poznámku nahlas, jakmile ji pečlivě přečtete a upravte ji před rozbalením.
