Účetní oddělení využívají různé akronymy k určení odpovědnosti, oddělení nebo vládních agentur. Zatímco některé zkratky jsou specifické pro daný průmysl, jiné existují univerzálně. A / P představuje ve většině společností oddělení "účty splatné".
Pozice
Účetní oddělení mají různé velikosti od jedné osoby až po mnoho lidí na různých úrovních dohledu. Účtovníci zaplatí údaje z faktur do účetního systému a odpovídají fakturám do zálohovací dokumentace. Vedoucí účetní podléhají dohledu nad činností úředníků a reagují na dotazy jiných oddělení ohledně plateb na faktury nebo zůstatků prodejců. Vedoucí oddělení účetnictví vedou oddělení plánováním jednotlivých úloh v rámci oddělení, náklady na oddělení rozpočtu a spoluprací s dalšími manažery společnosti při rozhodování.
Odpovědnosti
Oddělení platebních účtů je odpovědné za platbu faktur včas. Mnoho prodejců nabízí slevy na zaplacení faktur v určitém časovém rámci. Oddělení platebních účtů sleduje data splatnosti spolu s daty slevy, aby zajistila, že společnost bude mít k dispozici největší slevy. Oddělení úhrad musí ověřit, že každá faktura je přesná před platbou. Oddělení platebních účtů koordinuje tisk s podpisem vedení na kontrole. Kontroly a faktury musí být také udržovány zamčené.
Interní kontrola
Kvůli množství peněz, které se mění prostřednictvím oddělení splatného v účetnictví, musí být prioritou vnitřní kontrola. Základní zajištění kontrol je dosaženo uzavřením prázdných kontrol a omezením přístupu ke klíči.Fakturační ověření určuje, zda je každá faktura přesná a platná. Povinnosti jsou rozděleny mezi různé členy týmu, aby se zajistilo, že žádný člen týmu nebude mít přístup k celému systému bez přezkumu jiné osoby.
Zlepšení procesu
Kontrola tisku je často ruční proces, který vyžaduje lidskou práci pro nudné úkoly, jako je například plnění obálek. Zlepšení procesů snižuje potřebu zaměstnanců pracujících na práci bez přidané hodnoty a umožňuje zaměstnancům soustředit se na analytickou práci. Zlepšení zahrnují použití elektronických plateb a elektronických schvalovacích systémů.
