Psaní obchodních šeků se liší od psaní osobních šeků tím, že na šeku jsou umístěny další informace - obvykle na kontrolním stubu - tak abyste jak vy i příjemce jasně věděli, jak má být platba použita. Všechny vaše obchodní šeky budou také účtovány na vaše účty tak, aby vaše platební a platební styk zůstal běžný. Kontroly vašeho podnikání mohou pocházet z dvojitého nebo trojitého tvaru, takže můžete zkontrolovat kopie pro budoucí použití. Konečně obchodní kontroly, na rozdíl od osobních šeků, mohou vyžadovat více než jeden podpis. Po nastaveném systému pro psaní firemních šeků bude tento proces efektivní a ušetříte se od chyb.
Připravte si všechny informace potřebné k napsání vašich obchodních šeků. Budete potřebovat úplný název všech příjemců, adresy příjemců, čísla a částky všech faktur nebo účtů, které mají být zaplaceny, a celkové částky šeků. Pokud používáte počítačový účetní program k vytištění šeků, postupujte podle pokynů v uživatelské příručce k softwaru - budete pravděpodobně muset vybrat každou fakturu nebo účet pro platbu a poté vytisknout zprávu o kontrole před kontrolou.
Pokud používáte počítač k vytisknutí šeků, zarovnejte kontroly své činnosti v tiskárně. Jinak se připravte na ruční psaní šeků.
Vytiskněte nebo zadejte všechny své platební údaje do firemních kontrolních pultů. Používáte-li počítačový účetní program, automaticky se vytiskne každý kontrolní pult. Pokud ručně píšete šeky, uveďte jméno příjemce platby, číslo účtu příjemce pro příjemce, datum kontroly, číslo každé faktury nebo účtu, který má být zaplacen, a částku zaplacenou za tuto fakturu nebo účet. Nakonec si všimněte celkové částky šeku.
Vytiskněte své obchodní kontroly. Pokud používáte počítač, každá kontrola se automaticky vytiskne. Potřebujete pouze sledovat tiskárnu, abyste se ujistili, že vaše kontroly zůstávají zarovnány. Pokud ručně psáte své obchodní šeky, v horní a pravé straně kontroly je místo pro datum kontroly. Pod datem, začínajícím na levé straně, vytiskněte jméno příjemce po "Zaplacení objednávky". Pokud to místo dovolí, uveďte také adresu příjemce platby. Pod údaji příjemce, začínajícím na levé straně, vytiskněte částku šeku pomocí slov pro celé dolary a číselné zlomky za centy - "Sto a 00/100 dolarů". Nakonec napravo, vyplňte částku dolaru pomocí číslic - "$ 100.00".
Zaznamenejte své obchodní kontroly do svého šeku. Pokud používáte počítačový účetní program k tisku firemních šeků, mohou být tyto informace zaznamenány automaticky, nebo budete muset později poslat. Vytiskněte kompletní přehled papírových záznamů. Pokud kontrolu ručně zaznamenáváte, uveďte datum kontroly, jméno příjemce, faktury nebo zaplacené účty, částku zaplacenou na každou fakturu nebo účet a celkovou částku šeku. Aktualizujte své knihy pro všechny účty.
Zkontrolujte si šeky! Každý dělá příležitostné chyby. Další nula, například, může být zničující chyba.
Zálohujte své údaje, pokud používáte počítačový účetní program. Poté, pokud je pro odesílání šeků nutné samostatný krok, udělejte to nyní.
Podepisujte své podnikové šeky osobou oprávněnou k podepisování šeků. Některé obchodní kontroly vyžadují více než jeden podpis. Ujistěte se, že před zasláním šeků získáte všechny potřebné podpisy.
Při použití duplicitních nebo trojitých kontrol formulářů zašlete šekové kopie s platnými fakturami nebo fakturami. Pokud nemáte šekové kopie, uveďte číslo faktury, datum a výši platby na každé placené faktuře před podáním.
