K dispozici jsou informace, které by nikdy neměly být vynechány v odborném dopisu. Jedním z nich jsou vaše kontaktní informace a druhá vaše uzavření, jako jsou "Nejlepší pozdravy", "Vaše skutečně" a další. Kontaktní informace jsou obvykle obsaženy v horní části fyzického dopisu a spodní části profesionálního e-mailu. Zatímco umístění jsou různé v každé formě dopisu, formát kontaktních informací zůstává stejný.
Přestože je jednoduché přidávat kontaktní informace, je důležité, aby to bylo správně provedeno, jinak váš dopis bude vypadat neprofesionálně. Vaše kontaktní informace jsou poslední věcí, se kterou chcete být kreativní. Nejlepším řešením je použití šablony, aby vaše komunikace byla konzistentní.
Způsoby ukončení dopisu
Opravdu nezáleží na tom, jaký druh kontaktních informací do dopisu uvedete. Může to být vaše e-mailová adresa, telefonní číslo nebo adresa. Hlavním cílem je říct příjemci dopisu nejlepší a nejrychlejší způsob, jak vás kontaktovat. Tyto informace jsou typicky napsány na průvodním dopisu pro fyzické dopisy, kde můžete také dodat, že se příjemce může kontaktovat během pracovní doby.
V případě e-mailové zprávy můžete říci, že se těšíte na slyšení od příjemce a níže uvedené kontaktní údaje. Uvedení vašich kontaktních informací a nejlepších způsobů, jak se k vám dostat, by mohlo znamenat rozdíl mezi rychlou reakcí a opakovaným slyšením od osoby.
Případ pro krycí dopisy ve fyzických písmenách
Kdykoli píšete profesionální dopis, je dobré zahrnout průvodní dopis. První část v levém horním rohu průvodního dopisu bude obsahovat kontaktní informace. Mělo by obsahovat jediné písmo a jednotlivé odstupy. Měl by být také formátován jako blok vlevo. Kontaktní informace by měly obsahovat celou fyzickou adresu, vaši e-mailovou adresu a telefonní číslo - měli byste před datem ponechat místo.
Dalším blokem vašeho dopisu je jméno příjemce, následované názvem, názvem organizace a adresou.
Příklad:
název
Adresa
Město (*): Stát (*): PSČ
Telefonní číslo
Emailová adresa
datum
Případ pro e-mailové zprávy
V e-mailu jsou vaše kontaktní údaje vloženy v dolní části e-mailu po vaší zprávě, uzavření a podpisu. Vaše kontaktní údaje by měly obsahovat fyzickou poštovní adresu, e-mailovou adresu a telefonní číslo. Můžete také zahrnout odkazy na vaše stránky sociálních médií, jako je LinkedIn nebo na profesionální webové stránky, pokud máte takovou. Ujistěte se, že obsahuje pouze odkazy na příslušné stránky sociálních médií. Nezakrývejte například odkaz na Instagram, pokud to není relevantní pro e-mail.
Příklad:
Jméno Příjmení
ulice
Město (*): Stát (*): PSČ
Emailová adresa
Telefon
Profil LinkedIn
