V technologických dnech, technologiích redundance, terabajtech, gigabajtech a duplicitních kopiích informací je správa záznamů běžnou, avšak kritickou praxí, kterou by všechny organizace měly mít zabalené. Stále častěji se přístup k uchovávání datových souborů stává chlebem a máslem dobrého obchodního rozhodování.
Co se týká řízení záznamů
Správa záznamů zahrnuje několik oblastí shromažďování, ukládání a případné řádné likvidace dat. Věda je rozdělena do několika kategorií: vstup a sběr, ukládání, redundance a zálohování a redukce. Vstup a sběr vytvářejí protokoly pro zaměstnance, aby sledovali, jak jsou data vytvořena, a systém archivace, který by měl následovat pro snadné získání později. Specifikuje také, co by mělo být zachováno a co by nemělo. Úložiště může obsahovat jak kopie, tak elektronické soubory a stanovuje parametry, které jsou povoleny a co nejsou (tj. Pevné disky versus papírové složky versus sítě nebo flash disky). Redundance a zálohování zahrnují zachování bezpečnostních kopií důležitých informací v případě katastrofy. Nakonec redukce specifikuje přípustné metody pro zničení a vyřazení dat z podnikových systémů.
Statistická pomoc při rozhodování
Správa záznamů umožňuje snadné shromažďování statistik. Většina obchodních rozhodnutí je založena na analýze trendů. Trendová analýza se vyvíjí a staví na základě zjišťování vzorků v informacích a datech a vyvozování závěrů o chování těchto modelů. Čím lepší je správa informací, tím lepší trendová analýza a související obchodní znalosti.
Vyhněte se ztrátě informací
Další klíčová součást správy záznamů zabraňuje ztrátě dat. Může se to stát velmi snadno: soubor je smazán, špatná složka je roztrhaná, špatný zaměstnanec odchází z budovy s citlivými údaji.
Správa záznamů zajišťuje, že existují preventivní postupy, které organizují a archivají informace chráněným způsobem. Poté se spustí redundance, jako jsou záložní systémy a repozitáře více kopií, takže pokud je jeden souborový systém zničen, může být rychle nahrazen nedávnou kopií. Konečně, bezpečnostní opatření pomáhají zachytit záznamy, které jsou porušovány, které mohou ohrozit blaho a zájmy společnosti.
Organizační výhody
Správa záznamů zvyšuje efektivitu. Data se nacházejí rychleji, jednodušeji a rozhodování se zlepšuje okamžitou analýzou a vyhledáváním informací. Zlepšení vedení záznamů snižuje množství odpadu. Méně místa papíru a úložného systému se používají při dodržení správných protokolů. Náhodné zničení a trvalá ztráta je vyloučena, když správné vedení záznamů zajistí, že nedávné záložní kopie existují. Správa záznamů také udržuje papírovou stopu, která pomáhá bránit činnosti společnosti během soudního řízení. Nakonec správa záznamů pomáhá udržovat si dobrou organizaci při řešení, reagování na klienty a projekty a jejich poskytování. Uchováváním organizovaného systému shromažďování informací lze získat cenné údaje a informace v případě potřeby specifické pro zákazníka nebo projekt.
Outsourcing jako možnost
Mnoho společností chce zůstat věnováno svým hlavním specialitám a nechtějí se tak obtěžovat udržováním datových systémů. V takových případech může být velmi výhodné využít partnera nebo prodejce k udržení a navrhování správy záznamů, aby se klientská společnost mohla zaměřit pouze na své hlavní podnikání. Administrativa se jen vrací na platbu za službu, která zajišťuje, že uložené informace jsou shromažďovány a udržovány, protože je klient potřebuje pro rozhodování. Mnoho větších společností se pohybovalo směrem k tomuto směru, aby bylo efektivnější, někdy outsourcing pouze zálohovacích služeb a jiní převedení celých záznamových systémů na prodejce za účelem lepšího řízení.
