JISC InfoNet popisuje správu záznamů jako systematickou správu všech záznamů spolu s informacemi nebo daty, které obsahují. V minulosti byly tyto záznamy uloženy v tištěné podobě a každá velká organizace měla registr, někdy obsazený armádou úředníků. Dnes převzaly elektronické systémy správy záznamů. Manuální i elektronické systémy pro správu záznamů mají jasné výhody i nevýhody.
Načítání a sdílení dat
Hlavním důvodem, proč mnoho organizací odešlo bez papírování, je snadnost, kterou elektronický systém umožňuje získávání a sdílení informací. Když se data uchovávají na papíře a jsou uložena v registru, získávání dat představuje problém. Kromě toho mohou tyto informace používat najednou pouze jeden jedinec. Zatímco elektronické systémy řeší tento problém, přicházejí s dalšími problémy.
Náklady na zařízení a potenciál zastaralosti
Když je organizace bezpapírována, existují obrovské množství dat uložených na papíře, které je třeba skenovat a ukládat v digitálním formátu. Hardware a software potřebné pro toto cvičení stojí značné množství peněz. Počáteční náklady stranou, významnou nevýhodou v elektronických systémech je to, že jak hardware, tak software přestanou být v poměrně krátké době zastaralé. Hardware může vyžadovat změnu v 18 měsíců, zatímco software se mění každé 2-3 roky.
Elektronické systémy a problematika lidí
Zavedení elektronického systému správy záznamů vyžaduje změnu postojů zaměstnanců. Každá radikální změna v organizaci je skepticky prohlédnuta mnoha zaměstnanci, kteří si nejsou jisti, jak tyto změny ovlivní. Pokud jsou starší způsoby uspořádání souborů nahrazeny novými, zaměstnanec cítí ztrátu kontroly a toto musí být řešeno ujištění od zaměstnavatele - a podporováno úspěchem implementovaného systému.
Bezpečnost a další problémy
Se zvýšeným sdílením informací, které umožňuje elektronický systém správy záznamů, přichází otázka bezpečnosti. Pokud nebudou zavedena odpovídající opatření, bude možné, aby důvěrné informace o společnosti skončily v nesprávných rukou. Vedení záznamů by se navíc mohlo stát problémem, pokud je systém zanesen nepotřebnými záznamy (například kopie dokumentu). Není neobvyklé nacházet situace, kdy podstatné množství záznamů je skutečně nevyžádaná pošta.
