Minutní schůzky zaznamenávají akce, které se uskutečnily během setkání. Formát se řídí pravidly Roberta a používá se pro vše od klubových a obchodních setkání až po jednání vlády. Pro výroční schůzky sdružení HOA (Asociace vlastníků domů), zápisy poskytují záznam o rozhodnutích a opatřeních rady HOA. Při zápisu a zaznamenávání schůzky může tajemník rady přesně zaznamenat zápisy po schůzce. Stanovisko musí být vynecháno z zápisu, aby dokument byl stručný a objektivní.
Pomocí programu jednání můžete vytvořit přehled témat schůzky. Seznamte se s tématy a ponechte prostor pro poznámky.
Během schůzky konat poznámky týkající se účasti, návrhů, rozhodnutí a témat diskutovaných během schůzky. Všimněte si, kdo řekl, co můžete správně přiřadit. Chcete-li se vyhnout všemu, můžete použít záznamník. Vaše poznámky by měly shrnout diskusi. Zadejte čas a datum konání schůzky a čas ukončení schůzky.
Zadejte minuty počáteční název HOA a název schůzky. Seznam, který se zúčastnil a kdo byl nepřítomen. Uveďte členy správní rady podle názvu a jména. Zaznamenejte čas a datum schůzky.
Seznamte se s tématy, které byly diskutovány, a zařadte návrhy, hlasy a rozhodnutí pro každé téma. Uveďte všechny předložené skutečnosti, opouštějte názor a domněnky.
Připojte všechny zprávy předložené na schůzi. Uveďte, že byly uvedeny v zápisu.
Položky, které budete potřebovat
-
Notebook
-
Tužka
-
Hlasový záznamník (volitelné)
-
Počítač
-
Agenda jednání
