Fakturace zákazníků a klientů nejsou vždy hladké. Pokud se faktura ukáže jako příliš vysoká nebo příliš nízká, může společnost vydat debetní nebo úvěrové memorandum, které ji opraví. Banky používají poznámky k úpravám účtů pro kontrolu obchodu. Společnost na přivozeném konci poznámky ji může použít k tomu, aby sledovala, kolik má upravovat své účetní knihy.
Faktury: Debit versus Credit
Předpokládejme, že zavoláte instalatérovi k vaší firmě a necháte je pracovat v koupelnách. Instalatér zapíše fakturu, ale došlo k chybné kalkulaci. Společnost může vydat debetní memorandum, pokud vám nedoplatek nebo dobropis, pokud jsou přeúčtovány. Může také vydat změněnou fakturu s uvedením správného součtu.
Tato poznámka by měla vysvětlit, proč musí být faktura upravena. Například dobropis od dodavatele může uvést, že váš účet byl upraven, protože jste vrátili některé objednané dodávky. Pokud jste již zaplatili dříve, než obdržíte dobropis, můžete požádat o platbu v hotovosti nebo o slevu na další objednávku.
Pokud jste ještě nezaplatili účet, zaznamenáte si poznámku úpravou splatných účtů. Prodávající ji rovněž zaznamená jako úpravu pohledávek.
Memo a banky
Banky používají také kreditní a debetní připomínky jako položky na výpisy z obchodních bank. Účet o směnném příkazu můžete zaznamenat, pokud banka musí na váš účet odečíst poplatky, jako jsou nedostatečné finanční prostředky, poplatky za služby nebo náklady na tiskové kontroly. Můžete získat dobropis za úroky získané na účtu.
Musíte zahrnout částky z debetních a dobropisů do vašich finančních záznamů. Uděláte to vždy, když sladíte své knihy s bankovním výpisem. Ve vaší rozvaze bude připomínka zvýšit nebo zmenšit váš hotovostní účet, stejně jako ovlivnit ostatní, jako jsou různé výdaje nebo úroky získané v závislosti na tom, zda účet roste nebo se zmenšuje.
Interní poznámky
Někdy je debetní nebo dobropis užitečný pro vaše vlastní vnitřní operace. Firmy vydávají kreditní a debetní připomínky, když zúčtují malou zůstatek v účtu. Předpokládejme, že váš zákazník zaplatil za poslední objednávku $ 5. Pošlete mu refundaci a upravte své účty tak, aby odrážely ztrátu ve výši 5 USD.Připomínka autorizuje účetní, aby provedli změnu na svém účtu.
