Není neobvyklé, že by majitelé firem a poskytovatelé služeb měli podbíjet zákazníky. Pokud jste například webdesigner a projekt, na kterém pracujete, trvá více času a úsilí, než jste si mysleli, možná budete chtít účtovat více. V tomto případě je smysl vydávat klientovi debetní poznámku nebo debetní poznámku. Tento dokument je široce používán ve všech odvětvích pro inkrementální fakturaci, bankovní transakce a další.
Tipy
-
Debetní deník nebo debetní poznámka je formulář vydaný prodejci, aby zákazníkům oznámili, že nebyly účtovány nebo účtovány dostatečně. Jejím úkolem je spravovat zůstatek splatný na konkrétní faktuře a opravovat fakturační chyby.
Co je to debetní memorandum?
Řekněme, že vlastníte digitální marketingovou agenturu a jeden z vašich klientů požaduje další služby po zadání objednávky.Můžete buď vydat debetní poznámku nebo novou fakturu zahrnující tyto služby. Pokud zvolíte první možnost, je nutné zaznamenat debetní poznámku na měsíční výkaz pohledávek.
Banky vydávají debetní poznámky s cílem informovat zákazníky o poplatcích za platby za půjčky, úroky, poplatky za zpětné zúčtování, poplatky za dluh z DDA a úvěry a tak dále. Tento dokument lze také použít k účtování provize nebo vyrovnání kreditu zůstatku na účtu zákazníka. Mysli na to jako na neformální fakturu.
Debit vs. Credit Memo
Jako majitel firmy je důležité, abyste rozuměli rozdílu mezi debetními a dobropisnými poznámkami. Ta se používá ke snížení částky, kterou kupující dluží dodavateli. Kupující zaznamenávají toto snížení zůstatku svých závazků, zatímco prodejci zaznamenávají zůstatek v zůstatku svých pohledávek.
Obecně vydávají společnosti dobropis, když poplatky účtované klientovi jsou příliš vysoké. Například továrna může vydat fakturu ve výši 2 000 USD za 200 kusů zboží, kde každá jednotka stojí 10 USD. Kupující informuje továrnu, že je pět jednotek vadných. V tomto případě může továrna vydat dobropis ve výši 50 USD a zaznamenat transakci na pohledávkách.
Částka uvedená v dobropisu může být vrácena kupujícímu nebo použita k nákupu. Stejně jako debetní memorandum je tento dokument obvykle pro předchozí fakturu. Obě dokumenty mají za úkol napravit chyby v fakturaci a faktury.
Vytvoření debetní poznámky
Debetní poznámka je relativně jednoduchá. Nejprve zjistěte, kolik peněz váš zákazník dluží. Dále vyberte formát, jako například platební dopis nebo písemný dopis. Zahrňte následující informace do debetní poznámky:
- Jméno a obchodní informace zákazníka
- Vaše obchodní jméno a kontaktní údaje
- Daňové číslo vaší společnosti
- Referenční číslo zákazníka (volitelné)
- Číslo a datum faktury
- Stručný popis zakoupených výrobků nebo služeb
- Částka, kterou dluží kupující
- Platební podmínky včetně případných případných pozdních poplatků
Uveďte důvod, proč vydáte debetní poznámku. Popište, co je dlužné a proč. Použijte profesionální tón. Pokud se oznámení o dluhu vztahuje k předchozí faktuře, uveďte její číslo do poznámky. V závislosti na vašich preferencích můžete použít tabulkový program, textový editor, fakturační software nebo šablony debetních poznámek. Mnoho webových stránek, jako jsou Smartsheet, Template.net a Biztree, poskytují zdarma šablony, které lze přizpůsobit podle vašich potřeb. Vše, co musíte udělat, je vyplnit, stáhnout a vytisknout formulář.
Po dokončení odešlete debetní poznámku svým klientům. Pokud nezaplatí včas, vytvořte a odešlete další debetní poznámku. Zvažte použití softwarového programu, jako je QuickBooks, aby jste vedli přesné záznamy o vašich debetních a dobropisných dokladech, fakturách a dalších finančních dokumentech.
