Drobné peněžní prostředky se používají v rámci organizací k pokrytí drobných výdajů, jako jsou malá množství kancelářských potřeb, poštovné, parkování návštěvníků nebo taxi. Drobné peněžní prostředky jsou často uchovávány jako hotovost na pracovišti. Kvůli likvidnímu charakteru drobného hotovostního účtu existuje jiný soubor rizik pro drobné peněžní prostředky ve srovnání s jinými prostředky uvnitř organizace.
Osobní půjčky
Zaměstnanec, který má přístup k drobnému peněžnímu fondu, si může myslet, že je přijatelné použít fond jako krátkodobý zdroj osobních půjček, peníze z fondu za účelem placení účtů nebo krytí dalších osobních výdajů, dokud nebude zaplacen. Takové transakce se nezaznamenávají a mohou vést k bezprostřední krádeži drobných peněžních prostředků. Přinejmenším prostředky nejsou k dispozici pro legitimní použití během období "půjčky" zaměstnance.
Zkontrolujte inkaso
Když je drobný peněžní fond umístěn na bankovním účtu, zaměstnanec s přístupem k účtu se může pokusit o peněžní úhrady osobních šeků proti účtu. Banky mohou mít zavedené zásady, které zabraňují inkasu osobních šeků, ale riziko, že zaměstnanec vyplatí šek, který nemá dostatečné finanční prostředky. Když se špatná kontrola vrátí, peníze jsou vytaženy z drobného peněžního fondu, což způsobuje komplikace, dokud nebude situace napravena.
Záznam o výdajích
Protože drobný peněžní fond obchází obvyklé postupy vykazování výdajů v rámci organizace, zvyšuje se riziko zneužití drobných peněžních prostředků. Vedení knihy nebo zaznamenávání drobných hotovostních plateb s fondem dále zvyšuje riziko zpronevěry. Záznam drobných hotovostních výdajů by neměl být uchováván s drobnými hotovostmi a nesmí být udržován nikým, kdo má přístup k drobnému peněžnímu fondu. Zachycení výdajů ze strany jiné strany pomáhá předcházet zneužití fondu.
Neautorizovaný přístup
Drobné peněžní prostředky jsou likvidní aktiva, takže přístup k těmto penězům by měl být omezen na jednu osobu, aby se zabránilo vícenásobným správcům, kteří se mohou navzájem obviňovat za chybějící prostředky. Jediný držitel drobných peněžních prostředků musí být odpovědný za to, že peníze zůstanou na bezpečném místě. Krabice, do které jsou uloženy hotovosti, musí mít zámek - zásuvka pokladny je rozumnou volbou - zabraňuje neoprávněnému přístupu. Aby bylo zajištěno drobné peněžní prostředky, měla by být krabice uložena na bezpečném místě, jako je uzamykatelná skříň, zásuvka nebo trezor, ke kterému má přístup pouze správce drobného peněžního fondu.
