Bezpečnostní postupy jsou psány, aby se předešlo nemocem a zraněním, a slouží jako nástroj a vodítko k ochraně zaměstnanců. Pokud má společnost řadu písemných bezpečnostních postupů, nemusí zaměstnanci hádat, pokud jde o správné používání strojů nebo protokol, který je třeba dodržovat v případě nouze. Písemné bezpečnostní postupy umožňují ostatním, aby věděli, jak rozpoznat a odstranit nebezpečí, jak udržet sebe i ostatní bezpečný a co dělat v případě nouze.
Znal svůj cíl psaní. Bezpečnost a pojištění pracovních sil uvádí, že nejprve musíte znát důvod nebo hlavní cíl při psaní bezpečnostních postupů. Možné důvody mohou zahrnovat snížení počtu nehod, poskytnutí písemných bezpečnostních pokynů, snížení množství nároků na náhradu škody zaměstnanců a podobně.
Znáte své publikum a znáte, kdo bude používat bezpečnostní postupy. Musíte vědět, zda píšete bezpečnostní postupy pro zaměstnance v rámci společnosti, vedení, zástupců odborů nebo federálních regulátorů. Jakmile zjistíte tyto podrobnosti, můžete napsat bezpečnostní postupy způsobem přizpůsobeným publiku.
Rozhodněte se o formátu bezpečnostních postupů, který zaměstnancům umožní rychle nalézt bezpečnostní informace. Bezpečnost a pojištění pracovních sil doporučuje použít papír o průměru 8,5 x 11 palců, který může být vyvrtán a vložen do pojidla.
Vytvořte obrys. Seznamte nejdůležitější bezpečnostní body v logickém pořadí, abyste mohli uspořádat své myšlenky. OSHA uvádí, že dobře organizovaný plán vede k řádnému jednání a odstraňuje zmatek, škody na majetku a zranění.
Napište stručný úvod. Úvod vysvětluje účel postupu a osobu odpovědnou za jeho prosazování.
Postupy postupujte v pořadí. Použijte svůj obrys jako vodítko a napište bezpečnostní kroky způsobem, který je jasný a stručný. Použijte současné napjaté, akční sloveso, jako byste mluvili s osobou, která postupovala současně. Bezpečnost a pojištění pracovníků vám doporučuje, abyste věty a odstavce zkrátili, používejte ilustrace s příklady, vyvarujte se žargonu a píšejte s pozitivním tónem hlasu.
Rozdělte komplexní bezpečnostní postupy. Pokud napíšete bezpečnostní proceduru, která je dlouhá více než pár stránek, například plán nouzové evakuace, rozdělte text na několik kratších procedur a částí.
Úprava psaní. Ujistěte se, že pravopis a gramatika jsou správné a že vaše úvodní kroky, bezpečnostní kroky a shrnutí se shodují. Využijte pomoci peerů, abyste otestovali, co jste napsali, abyste se ujistili, že bezpečnostní postup je jasný, snadno srozumitelný a nezmešká žádné důležité kroky.
Tipy
-
Napište jméno společnosti, manuál, název postupu a název oddílu (je-li k dispozici) v horní části každé stránky.
Vždy zadejte své postupy.
Čísla stránek napište následujícím způsobem: "Stránka 1 z (celkového počtu stránek)."
