Při prodeji, pokud zákazník okamžitě zaplatí za výrobek nebo službu, je nákup vytvořen jako pohledávka, kterou dluží zákazník. Pohledávky jsou kupujícími peněz, kteří jsou dlužní společností a jsou v rozvaze jako běžný aktivum.
Zaznamenávání pohledávek
Platební podmínky pro zákazníka se zaznamenávají, obvykle v automatizovaném systému pohledávek. U většiny společností jsou tyto podmínky standardní. Jedna společná norma je "čistá 30 dní", což znamená, že celková neuhrazená platba je splatná za 30 dní. Většina termínů zahrnuje poplatek za pozdní platbu, pokud není faktura zaplacena včas. Poplatky za pozdní platbu mohou představovat procento splatné částky nebo paušální poplatek za opožděné platby nebo kombinace obou.
Fakturace
Na základě podmínek zákazníka A / R je fakturu vytvořena a odeslána zákazníkovi. Faktury se zákazníkovi předávají před termínem splatnosti, aby zákazníkovi poskytli čas na provedení platby. Mnoho společností tiskne a zasílá faktury týdně.
Žádost o platbu
Jakmile jsou platby přijaty, zaznamenávají se a vstupují do automatizovaného systému nebo se ručně zaznamenávají na účetní listinu. Platby se uplatňují na celkovou částku, kterou dluží zákazník, odečtený od dlužné částky a vypočítaný tak, aby zobrazoval zbývající zůstatek.
Oznámení o splatnosti platby a hlášení
U plateb, které nebyly provedeny po splatnosti, jsou zákazníkům zaslána výpověď o splatnosti v minulosti.
Chcete-li poskytnout vedení pohledávek s informacemi o dlužných a nezaplacených penězích, vytvoří se pohledávka "věku" pohledávek. Ve zprávě "stárnoucí" se zobrazují celkové dolary splatné podle časového období. Zpráva například uvádí dolarovou částku, která je 30 dní po splatnosti, 60 dní po splatnosti a 90 dnů po splatnosti.
Osoba odpovědná za projektování toku hotovosti do podniku používá zprávu o pohledávkách a informace o žádosti o platbu, aby ukázala vybírané peníze a kdy je splatná dodatečná platba. Tyto informace slouží k určení finančních prostředků, které jsou k dispozici k provozování podniku, a zda jsou potřebné dodatečné finanční prostředky z finančních zdrojů, jako jsou banky pro krátkodobé půjčky.
Sbírky
Splatné pohledávky jsou následovány buď oddělením pohledávek (pro menší společnosti) nebo oddělením sbírek. Správce kolekcí hodnotí po splatnosti peníze a aktivitu sběratelů, jako je počet sběratelských sbírek a částka vybraná.
Kolektivní aktivity mohou být zadány do sběrné agentury, pokud se společnost rozhodne, že nebude dělat sbírky v domech. V případě, že kolekce v podniku nejsou úspěšné, mohou být nekryté předměty poskytovány externě.
