Pokud píšete obchodní dopis, vypadá to skličující, může být užitečné vědět, že všechny obchodní dopisy by se měly řídit základní šablonou. Šablona může být použita pro téměř jakoukoli obchodní situaci a může být použita i v e-mailu.
datum
Začněte dopis tím, že napíšete celý den svého dopisu o dva centimetry od horní části levé strany papíru. Ve Spojených státech jsou data vždy napsána jako měsíc, datum a rok: 23. dubna 2009.
Adresy a pozdravy
Zadejte jeden řádek od data a na další řádek umístěte svou adresu na jednom řádku, město, stát a PSČ v dalším řádku a vaši e-mailovou adresu na třetím řádku. Zrušte další dva řádky a vložte jméno příjemce na první řádek, její název na dalším řádku pod ním, její název na třetí řádce, adresa firmy pod ní a její město, stát a PSČ pod touto linkou. Začněte svůj dopis "Drahý" a buď paní nebo pan a jeho příjmení, pokud nepoznáte, že osoba používá jinou čestnost, jako je Dr. nebo Rev., za kterým je dvojtečka. Horní část vašeho dopisu pod datem bude vypadat takto:
123 Vaše ulice Yourtown, ST 12345 [email protected]
Paní Clara Willsová, ředitelka pro lidské zdroje 456 Company Roadcity Company, ST 67890
Vážená paní Willsová:
Tělo
Pro tělo svého dopisu udělejte každý odstavec vlevo (dokonce s levým okrajem) a nechte řádek mezi odstavci. Vaše psaní v těle dopisu by mělo být profesionální a k bodu: Jasně uveďte povahu dopisu, důvody pro jeho zaslání a co doufáte, že získáte v reakci na dopis. Oddělte každou myšlenku písmena odděleným odstavcem. Máte-li pro váš dopis více než jednu žádost nebo účel, uveďte je v úvodním odstavci v obou odstavcích. Nepoužívejte zkratky nebo zkratky, protože mohou způsobit zmatek: Vysvětlete přesně to, o čem mluvíte. Použijte správnou gramatiku a pravopis a vždy napište svůj dopis před odesláním.
Uzavření
Ukončete své obchodní dopisy slovy "Upřímně" nebo "S pozdravem". Do tiskového dopisu vložte čtyři mezery a vložte celé jméno. Zadejte mezery mezi uzavřením a jménem. V e-mailu zadejte své jméno na další řádek po uzavření.
