Mnoho lidí si myslí, že recepční a sekretářka mají stejnou práci, stejné povinnosti a dvě pracovní tituly jsou vzájemně zaměnitelné. Důvod, proč lidé tuto domněnku drží, je proto, že jak sekretáři, tak recepční často odpovídají na telefony a vykonávají úřední úkoly. Obě práce jsou zcela odlišné, protože sekretářka a recepční mají různé role a požadavky.
Tajemník
Povinnosti tajemníka se liší podle typu tajemníka a velikosti organizace. Obchodní trendy se změnily s technologickým pokrokem. V minulosti měl každý manažer vlastní sekretářku. Z důvodu emailu a automatizované hlasové pošty může sekretářka pracovat pro několik manažerů. V malé společnosti může být pro všechny manažery jeden sekretář. Vyřizuje veškerou poštu, plánuje schůzky, objednává spotřební materiál a odpoví na telefon. Pokud sekretářka pracuje pouze pro jednoho nebo dva manažery, často dostává další povinnosti podobné funkcím správce. Například sekretářka lidských zdrojů by mohla kontrolovat odkazy. Tajemník obvykle musí mít alespoň středoškolský diplom a mnoho úřadů dává přednost tomu, aby zaměstnali ty, kteří mají liberální umělecké vzdělání, sekretářské vzdělání nebo titul nebo certifikaci od správní podpůrné školy. Tajemník musí mít také rychlou rychlost psaní, znalosti o počítačích a komunikaci a dovednosti lidí, zprávy ze Státní univerzity.
Recepční
Recepční je ten, koho vidíš jako první, když vcházíš do dveří podniku. Recepční vítá návštěvníky, odpovídá na telefon, píše dopisy a dokumenty a během pracovního dne udržuje čistý prostor. Recepční může také podepsat návštěvníky z obchodu, vytřídit poštovní zásilky, udržovat záznamy o návštěvnosti zaměstnanců a korektní dopisy, zprávy a e-maily. Obvykle je preferován vysokoškolský diplom. Ale pokud jste inteligentní a mají přátelské chování a vzhled, zaměstnavatelé často hodnotí tyto kvality nad formálním vzděláním. Některé firmy nabízejí školení pracovníkům na recepci podle státní univerzity.
Rozdíly v odpovědnosti za práci
Součástí odpovědnosti recepčního je pozdravit návštěvníky firem; sekretářka není obvykle zodpovědná za návštěvu návštěvníků. Sekretář může pozdravit návštěvníky, ale pouze pokud navštíví jednoho z konkrétních manažerů, jimž sekretářka pracuje. Tajemník pracuje speciálně pro jednoho nebo více manažerů. Recepční zastupuje celou společnost a nepracuje zvlášť pod nikým. Sekretář by mohl mít další odpovědnosti, jako je naplánování schůzek, objednávání dodávek, ujednání o cestování a manipulaci s drobnými hotovostmi. Může mít také další odpovědnosti v závislosti na jeho typu, jako je právní, finanční nebo marketingový. Odpovědnost recepční je všeobecná - pozdrav, telefonní hovory, třídění pošty a další malé povinnosti, které určí společnost podle státní univerzity.
Jiné rozdíly
Recepční stůl je často umístěn v nejviditelnější oblasti společnosti. Je to první osoba, kterou vidíte při vstupu do společnosti. Sekretářská kancelář nebo oblast se často nachází poblíž manažerů, kterým pracuje. Také sekretářka je obvykle povinna mít alespoň středoškolský diplom a dokonce i vysokoškolskou kvalifikaci nebo titul. Pro recepční je preferován vysokoškolský diplom, ale není vždy požadován. Průměrná roční mzda pro recepční a informační úředníky byla od roku 2009 26 010 dolarů, průměrná roční mzda pro tajemníky nižší úrovně byla 31 060 dolarů a průměrná roční mzda výkonných tajemníků a administrativních asistentů činila 44 010 dolarů podle úřadu statistiky statistiky práce.
