Někdy je obtížné ukládat pořádek a disciplínu na schůzi asociace. Zejména v případě, že se diskutuje o nějakých velkých výdajích nebo změnách pravidel, můžete čelit mnoha různým názorům a žádnému skutečnému konsenzu ohledně cesty vpřed. Je důležité dodržovat řádné schůzky, aby bylo možné slyšet všechny osoby a aby bylo možné účinně rozhodovat. Měli byste také přečíst pravidla vašeho státu týkající se bytových sdružení a zajistit dodržování právních postupů týkajících se vedení schůzí.
Vyžádejte si body jednání, které by měly být projednány od všech členů správní rady, aby se zajistilo, že budou řešeny všechny nevyřešené otázky.
Napište a rozesládejte program dobře před zasedáním spolu s zápisy z předchozí schůze. To může být nejúčinnější, pokud máte e-mailovou adresu každého vlastníka, abyste zajistili efektivní distribuci. Program by měl jasně uvést čas a místo schůze a přesně to, o čem se bude diskutovat. Měl by obsahovat výslovně uváděné návrhy týkající se věcného podnikání.
Ujistěte se, že máte sekretářku, abyste na schůzce přijali správné minuty. Tímto způsobem budou akcie schválené na schůzi řádně zaznamenány a mohou být provedeny.
Umožněte krátké období na začátku schůzky pro socializaci a po ruce si objednejte kávu nebo jiné občerstvení. To umožňuje majitelům mísit se a vytvářet přátelštější a přátelskou atmosféru.
Přineste schůzku na objednávku s prohlášením, že oficiální podnikání začne. Ujistěte se, že máte pozornost každého, než budete pokračovat v podnikání.
Schválit zápisy z předchozího zasedání, ať již tak či jakákoli změna, která jsou přijata členy.
Předložte veškeré důvěrné zprávy, které jsou nezbytné, a informujte vlastníky o všech opatřeních, která byla učiněna jejich jménem od posledního zasedání.
Přejděte na první položku podnikání. Uveďte návrh a požádejte o diskusi. Členové by měli být předsedou uznáni dříve, než budou mluvit. Tento systém zajistí, že diskuse nebude degenerovat do neproduktivního svobodného pro všechny, což se může stát, pokud emocí běží vysoko o určitém problému bytů.
Pohybujte, buď jako poprvé nebo v pozměněném znění diskusí, a poté hlasovat.
Zajistěte, aby sekretářka schůze konstatovala přesné znění návrhu a výsledek hlasování, než bude pokračovat. Tento návrh pak bude řídit následné kroky sdružení v této konkrétní věci.
Tímto způsobem pracujte s každou věcí.
