Dokumentování zasedání správně vyžaduje velkou organizaci a pozornost k detailům. Vzhledem k tomu, že zápisy z jednání se často stávají legálními dokumenty, je důležité přesně shrnout diskuse. Vytvořte záložní kopii a uložte ji na bezpečném místě a distribuujte další kopie příslušným stranám. S praxí je mnohem snazší dokumentovat shrnutí minut přesně a stručně.
Položky, které budete potřebovat
-
Přenosný počítač
-
Software pro zpracování slov
-
Agenda jednání
-
Kopie Roberta's Rules of Order
Dokumentování minut jednání
Přijď brzy, aby si váš laptop nastavil a byl připraven jít. Poznamenejte si datum, čas, umístění a seznam účastníků. Zaznamenejte co nejvíce diskuze o schůzce, jak je možné pro rychlost psaní. Nemějte obavy o pravopisné nebo gramatické chyby. Pokud vynecháte důležitý krok, jako například předání pohybu nebo akce, je vhodné požádat účastníky schůze o objasnění formulace. Příležitostně ukládejte dokument, abyste předešli ztrátě dat.
Upravte své schůzkové minuty co nejdříve po schůzce, kdy je vaše paměť o diskusi stále čerstvá. Opravte chyby pravopisu nebo gramatiky a zajistěte, aby formátování bylo v celém dokumentu konzistentní. Vložte "vodoznak" vodoznaku, který upozorní čtenáře, že zápisy dosud nebyly schváleny a oficiální. Uložte soubor pomocí názvu souboru, který lze snadno identifikovat a později rozlišovat, například "StrataCouncilMinutesDecember5".
Zaslání zápisu předsedovi nebo jiné osobě určené k přezkoumání diskuse. Úpravy minut znovu proveďte podle získané odezvy. Při editaci buďte opatrní, abyste zachovali integritu minut. Nepřidávejte žádnou diskusi, která se nevyskytla, nebo odstraňte diskusi, která se vyskytla. Soubor znovu uložte.
Uložte "vodoznak" vodoznaku do dokladu, dokud nebude přijato oficiální schválení. K tomu obvykle dochází na dalších schůzích téhož výboru.
Jakmile výbor schválí zápisy, odeberte vodoznak "Koncept" a soubor znovu uložte. Pokud je to nutné, rozdělí schválené zápisy členům výboru.
Tipy
-
Máte kopii Róbertova řádového řádu (nebo jakýkoli průvodce, který váš výbor používá), aby se během schůzky mohl použít jako reference. To vám může pomoci správně zaznamenat schůzky.
Někteří lidé dávají přednost dokumentování schůzky nejprve pomocí zkratky a poté poznamenejte později. Tato metoda může fungovat stejně dobře jako minuty s použitím přenosného počítače. Záleží na vašem osobním preferenci.
Při velmi důležitých schůzkách zvážte použití magnetofonu k provádění zvukové nahrávky.
