Za určitých okolností představují zápisnice zasedání organizace právní dokument, který nelze změnit bez hlasování představenstva. Nesprávné změny zápisu mohou mít za následek, že hlasy, smlouvy, nájemné a další akce přijaté během schůze budou zrušeny nebo zrušeny. Použijte jednoduchý postup, abyste mohli správně upravit své zápisy.
Zjistěte, zda zápisy byly již formálně schváleny hlasováním správní rady nebo zda byly předloženy k přezkoumání předsedovi nebo výkonnému výboru. Návrh zápisu, který nebyl schválen správní radou, lze změnit bez hlasovacího práva.
Pokud se navrhované změny změní na osobu nebo lidi, kteří přezkoumají minutu, než se minutky dostanou do plné penze, navrhněte požadované změny. Porovnejte konečné navrhované znění s původně předloženými zápisy. Vysvětlete důvod změny. Pokud všichni souhlasí, nechte tajemníka pozměnit původně předložené nepovolené minuty.
Pokud se navrhované změny provedou na dobu, která dosud nebyla schválena správní radou a na schůzi správní rady, použijte následující postup:
Předseda požádal o schválení zápisu z jednání. Počkejte, až bude pohyb vyslán. Nechte předsedkyni tuto záležitost otevřít k diskusi. Mít osobu, která navrhuje změnu, svůj důvod změny. Po diskuzi požádejte osobu, která navrhuje změny, aby předložila návrh na změnu zápisu a uveďte přesné znění návrhů. Počkejte, až bude pohyb vyslán. Nechte předsedu ukončit diskusi, zavolat na otázku nebo hlasovat. Zaznamenejte hlasování včetně jmen těch, kteří jsou pro, kteří se proti němu zdržují hlasování a zdržují se hlasování.
Pokud jsou navrhované změny provedeny po dobu několika minut schválených správní radou, postupujte podle stejného postupu pro změnu minut, která byla předkládána ke schválení správní rady poprvé.
Nechte sekretářka záznamu nebo osoba, která během schůzky pořídí minuty, změny v minutách. V horní části dokumentu, který obsahuje datum, kdy byly minuty původně přijaty, poznamenat, že zápisy jsou nyní změněny. Uveďte datum změn a jméno osoby, která upravuje zápis.
