Když podniky nejprve začaly používat počítače ve velkém počtu, vědci oznámili příchod "bezpapírové společnosti". Počítačová revoluce má stále způsob, jak jít naplnit tento konkrétní slib. Nicméně tradičně papírové procesy - podnikatelské a osobní - pokračují v migraci na více počítačové formy a z velmi dobrých důvodů.
Dokumenty
Počítač přinesl tvorbě a úpravám dokumentů velkou snadnost a flexibilitu. Na rozdíl od psacího stroje nabízejí počítačové programy pro zpracování textu téměř neomezený výběr stylů, písem a formátů dokumentů. Chyby při psaní lze snadno opravit na obrazovce bez potřeby opravné kapaliny nebo opravné pásky. Celé bloky textu lze jednoduše zkopírovat z jednoho dokumentu do druhého, aniž by bylo nutné opakovat. Fotografie a další grafika mohou být v dokumentu zahrnuty s velmi malým úsilím.
Sdílení
Sdílení dokumentů pomocí počítačového systému je jednoduché. Není třeba provádět fyzické kopie dokumentu a pak je posílat poštou nebo faxem příjemcům. Doklad o souboru v počítačovém systému lze sdílet s každým jiným, kdo má přístup k tomuto systému, a to prostě tím, že je má zobrazit dokument na obrazovce svého počítače. Dokumenty lze sdílet mimo společnost prostým připojením dokumentu k e-mailu odeslanému příjemci.
Podání
Účelem archivace je nejen ukládat dokumenty, ale také zpřístupnit je. Počítač v tom vyniká takovým způsobem, že prostá skříňka nikdy nemohla. Dokumenty uložené v počítačovém systému jsou automaticky indexovány počítačovým systémem pro správu souborů. Tyto indexy jsou automaticky aktualizovány a udržovány systémem bez ohledu na to, jak často může být dokument přesunut nebo upravován. Dokumenty lze dokonce umístit tak, že počítač vyhledá velké množství dokumentů pro konkrétní slova nebo fráze. Kromě toho mohou počítačové systémy archivace ukládat obrovské množství dokumentů v nepatrné části prostoru vyžadované fyzickými kartotéky.
Funkčnost
Nejde jen o elektronické znázornění statického papírového dokumentu, elektronický dokument se může stát skutečně interaktivní entitou. Elektronická verze vyplňovacího formuláře může například umožnit zadání údajů přímo do dokumentu s kontrolou chyb a ověřením v reálném čase. Výpočty a funkčnost lze vložit přímo do dokumentu. Například existující zákazník může být uveden na elektronickém dokumentu tím, že dokument použije počítačový databázový soubor pro zákazníky, aby umožnil uživateli jednoduše vybrat jméno zákazníka ze seznamu všech zákazníků v souboru. Logika zabudovaná do dokumentu pak automaticky přenese informace zákazníka do dokumentu, včetně adres, zákaznických účetních čísel nebo jiných požadovaných dat.
Bezpečnost
Fyzická bezpečnost firemních spisů je nesmírně důležitá. Soubory musí být zajištěny proti fyzickému poškození nebo zničení. Rovněž je třeba zabránit přístupu neoprávněným osobám k souborům. Počítačový systém archivace tyto úkoly zjednodušuje. Kopie počítačových souborů lze snadno vytvářet a ukládat na různých místech, a to jak na více počítačových platformách v síti, tak i na vyměnitelných datových médiích pro fyzické ukládání mimo server. Soubory v počítačovém systému mohou být také šifrovány tak, aby je nečitelné pro ty, kteří nemají oprávnění k prohlížení souborů.
