Ať už máte novou stavební činnost nebo se chcete jen pokusit přilákat nové zákazníky do vaší společnosti, zaslání propagačního dopisu je moudrý prodejní technikou. Chcete-li se stát co nejdůvěryhodnějším a nejprofesionálnějším, váš dopis by měl odpovídat správnému formátu a technickému dopisu. V závislosti na příjemci (zákazníkovi, investorovi nebo věřiteli) dopisu budete možná muset přizpůsobit každý z nich, abyste získali to nejlepší dojem, ačkoli každý dopis by měl obsahovat přehled nabízených stavebních služeb.
Vytvořte záhlaví, která obsahuje název stavební firmy, adresu, firemní telefonní číslo a e-mailovou adresu. Dvojitý prostor pod záhlavím a zadejte aktuální datum.
Dvojité místo a zadejte jméno příjemce, název jeho zaměstnání (je-li to možné), jeho název a adresa společnosti, vše vlevo a odděleně.
Zadejte oficiální pozdrav a pozdravte příjemce podle jména (např. "Vážená paní Smithová"). Dokonce i když posíláte více kopií stejného dopisu, budete mít mnohem lepší dojem a osobní spojení tím, že budete mít čas na to, abyste se obrátili na každého příjemce.
Napište úvodní odstavec dvou až tří vět, který začíná nejvíce zajímavou informací. Například pokud vaše firma nabízí velké slevy na střešní služby, nedávno dokončila významný stavební projekt pro komunitu nebo nedávno začala nabízet službu, jako je instalace nástrojů, která dříve nebyla k dispozici, okamžitě informujte příjemce o této skutečnosti upoutat jejich pozornost.
Napište tělo motivačního dopisu a podrobněji se seznámíte s vaší propagací. Pokud příjemce není obeznámen s vaší stavební činností, uveďte jedno- až dvousetrové shrnutí služeb, které nabízíte. Zatímco se pravděpodobně pokoušíte uskutečnit nějaký druh prodeje s Vaším dopisem, nezapomeňte tuto část tohoto dopisu zaměřit na to, jak může vaše společnost místo toho pomoci příjemci.
Napište závěrečný odstavec, který obsahuje výzvu k akci a vysvětlete další krok. Například pokud držíte prodej na přestavbě, zmiňte datum. Pokud nabízíte novou službu, o které se domníváte, že příjemce potřebuje, uveďte, jak budete dále kontaktovat a diskutovat o tom. Děkujeme příjemci za jeho čas a končí formálním uzavřením (tzn. "Upřímně"). Zadejte své jméno a název úlohy dvakrát za sebou.
Uveďte všechny přiložené brožury nebo letáky s dvojnásobným rozložením pod vaším jménem s počtem přiložených dokumentů v závorkách. Například: "Přílohy (3)."
