Mnoho firem využívá účetní software, který pomáhá automatizovat rutinní účetní úkony, vytvářet kontroly a vytvářet finanční výkazy. S několika účetními softwarovými balíčky na trhu existuje obvykle jeden, který může odpovídat většině potřeb podniku, ať už jde o velkou společnost nebo o jediný podnik. Zatímco účetní software může být spořič času a pomáhá uchovávat data, existují určité nevýhody používání účetního softwaru.
Ztráta dat nebo služby
Pokud je podnik závislá na účetním softwaru, může dojít ke ztrátě služby v důsledku výpadku napájení nebo výpadku počítače. Přerušení práce může zabránit vstupu nových informací a zabránit přístupu k uloženým informacím. Navíc, pokud informace nejsou správně zálohovány, výpadek počítače může způsobit ztrátu finančních údajů.
Nesprávné informace
Informace v účetním systému jsou platné pouze jako informace vložené do systému. Vzhledem k tomu, že většina účetních systémů vyžaduje manuální zadávání údajů, finanční výsledky mohou být nesprávné, pokud nebudou přezkoumány všechny vstupní údaje. Pokud existuje tendence pouze ke kontrole závěrečných zpráv nebo výstupů účetního systému, může být obtížné najít chybné informace.
Konfigurace systému
Každá firma má jedinečné aspekty, které mohou způsobit obtíže, když se pokusí přizpůsobit generický účetní balík softwaru svým potřebám. Přizpůsobení je k dispozici pro mnoho programů, může způsobit prostoje a případné nepřesnosti, pokud se neprovedou správně. Rovněž při růstu podnikání může být potřeba změnit účetní balíky programů; mohlo by to způsobit velké narušení, neboť informace musí být přemístěny a nové školení je zapotřebí pro personál.
Náklady
Nevýhodou účetního softwaru jsou náklady. Kromě počátečních nákladů na nákup softwaru jsou náklady na údržbu, přizpůsobení, školení a počítačový hardware. Zatímco úspora času může odůvodnit náklady, u některých firem může trvat několik let, než se započítá investice do účetního softwaru.
Podvod
Informace uložené elektronicky mohou být manipulovány a přístupné, pokud nejsou zavedeny správné kontroly a bezpečnostní opatření. Je zapotřebí přísné kontroly, aby se ujistil, že používají účetní software pouze autorizovaný personál a mají přístup ke zprávám. Vzhledem k tomu, že finanční údaje mohou být citlivé a důvěrné, pomocí účetního softwaru vzniká potenciál podvodu.
