Zápisy ze schůzí zaměstnanců poskytují písemný záznam o přijatých rozhodnutích, o problémech, hlasech, zadaných úkolech a dalších záležitostech týkajících se zaměstnanců. Je důležité zachytit podrobnosti schůzky i podstatu diskusí. Nemusíte zaznamenávat každé slovo vyslovené během schůzky, ale měli byste být schopni poskytnout účastníkům přesný záznam z jednání.
Položky, které budete potřebovat
-
Nástroje pro poznámky
-
Zapisovač
Připravte se na schůzku navštívením místnosti, abyste zjistili, kde byste měli sedět, abyste získali nejvýhodnější místo a najít elektrické zásuvky, pokud je budete potřebovat. Podívejte se na předchozí minuty, abyste se dostali rychlostí na to, jak byly zaznamenány minuty v minulosti.
Získejte kopii agendy, která vám pomůže uspořádat zápisy podle tématu. Získejte seznam pozvaných účastníků a ověřte účastníky a požádejte je, aby se přihlásili při vstupu do schůzky.
Poznamenejte si datum a čas konání schůzky. Napište každý pohyb, jak byl představen, slovo po slovu. Zaznamenejte odebrané hlasy a kolik hlasovalo pro a zdrželo se hlasování. Zahrnout jméno tvůrce pohybu a kdo zahájí pohyb.
Pomocí bodů odrážky zvýrazněte důležité diskusní témata, jako jsou rozpočty, volby nebo plánování firemních akcí. Vezměte na vědomí klady a zápory vznesené během diskuse a kdo učinil každé prohlášení. Zahrňte každé diskusní téma s výsledkem, kterým bude návrh a hlas, úkol pro výzkum tématu nebo určená akce.
Zapište minuty do přehledného, snadno čitelného formátu, abyste je mohli lépe sledovat. Najděte již vytvořené aplikace a nástroje, které vám pomohou zvýšit účinnost minut. Ty lze nalézt na webových stránkách, jako například onenote.com, pokud používáte systém Windows. Podívejte se na evernote.com pro písemné nástroje, dohodou.com pro poznámky a nástroje pro sdílení minut a dokumenty Google pro setkání minutových šablon a snadné způsoby sdílení minut.
Zapište minuty co nejdříve po schůzce, zatímco diskuse jsou stále čerstvé ve vaší mysli, nejlépe do 24 hodin. Napište třetí osobu.
Odeslání konceptu manažerovi nebo nadřízenému, který předsedal schůzce k posouzení před odesláním minut k ostatním účastníkům. Proveďte opravy a zašlete kopii všem účastníkům schůzky. Připojte příslušné dokumenty, jako je například kopie rozpočtu, seznam položek akce nebo seznam kontaktních čísel.
Tipy
-
Vytvořte šablonu, abyste zjednodušili proces zápisu minut. Použijte to znovu a znovu, když budete pracovat s minutami.
Použijte záznamové zařízení, pokud se obáváte správnosti. Před zapnutím rekordéru informujte účastníky o tom, že jsou nahrávány.
Varování
Neztrácejte, když ztratíte stopu diskuse nebo nerozumíte tomu, co jste udělali. Když se dostanete zmatek, zastavte řízení a požádejte o objasnění, abyste zajistili přesné hlášení.
