Ať už jde o sdružení pro kondominium nebo o nadnárodní společnost, zasedání zasedání tvoří právní základ pro všechny akce skupiny. Položky, zásady, nákupy - jakákoli činnost společnosti, neziskové či neziskové - musí být zaznamenána v minutách. Některé organizace jsou neformálněji než jiné - pravděpodobně byste neslyšeli, že soused se pohybuje, aby položil návrh na stůl v církevním výboru - ale všichni musí pracovat podle rozhodnutí svých řídících orgánů. Minuty poskytují důkaz o těchto akcích a vymezují jejich záměr.
Být připraven
Plánovat dopředu. Shromážděte pořad jednání a seznam členů nebo účastníků schůze před zasedáním. Pokud vaše skupina obvykle nepracuje s agendou, povzbuzujte ji, abyste začali dělat tak, abyste udrželi pozornost. Zjistěte, kolik členů je k podnikání potřeba, takže v případě potřeby můžete zaznamenat přítomnost usnášeníschopnosti.
Vytvořte šablonu, kterou chcete použít pro poznámky. Zahrnout mezeru pro datum, čas a místo a kontrolní seznam členů, který má zaškrtnout účastníky a nepřítomnosti. Pokud schůzka zahrnuje veřejné příspěvky, uveďte řádky pro jména a adresy, které se každý týká. Několik webových stránek, jako je Meetingtemplates.com, nabízí volné šablony pro různé typy schůzek.
Do schůzky vyplňte datum, čas, místo, účastníky a informace o kvora. Všimněte si, kdo volal schůzku k objednávce a čas. Je-li to možné, požádejte účastníky veřejnosti, aby zaregistrovali své názvy, takže se nebudete muset ptát, jak je má napsat. Ve velkých členských skupinách rozšiřte registrační list, abyste zkontrolovali svůj kontrolní seznam.
Execute Exactly
Zaznamenejte každý problém a všechny akce provedené na každém. Vždy uvádějte jméno člena, který provedl tento návrh. Prvním krokem je obecně přijmout zápisy z předchozí schůze a následovat všechny zprávy výboru. Zahrnout doporučení a veškerá opatření přijatá v reakci. Uchovávejte písemné zprávy výboru, které budou obsahovat závěrečné minuty. Nepokoušejte se shrnout diskuse.
Poznamenejte si jména těch, kteří představují, pohybují nebo jiným způsobem obhajují akci spolu s přesným opakováním každého pohybu. Mnoho organizací také zaznamenává osobu, která pohybuje. Neváhejte požádat o přepracování či objasnění - tento oficiální záznam spojuje skupinu s konkrétními akcemi.
Nahrajte hlasy podle systému vaší organizace. Budete potřebovat alespoň počet hlasů. Některé skupiny také přidávají jména a zaznamenávají, jak každý jednotlivec hlasoval.
Zaznamenejte čas a způsob odkladu. Podpíše své jméno jako sekretářka - ministr.
Dokončit
Napište minuty okamžitě, zatímco schůzka je čerstvá ve vaší mysli. Dostaňte je k vůdci ke schválení během jednoho nebo dvou dnů spolu se seznamem zpráv nebo exponátů.
Odesílejte minuty členům a účastníkům, kteří o ně požádali emailem, poštou první třídy, sdílenou aplikací, jako je například program Microsoft OneNote nebo cloud program, jako je například Disk Google.
Připravte si oficiální kopii a přiložte originální zprávy a exponáty pro trvalý záznam.
Tipy
-
Snažte se zdokonalit šablonu pro potřeby vaší organizace, než aby se pokusila přizpůsobit poznámky o schůzce abstraktní šabloně. Mnoho podnikových šablon je příliš neformální pro organizační nebo veřejné setkání.
Podpořte používání Roberta's Rules of Order ve vaší organizaci. Je to široce používaný formát, který lze přizpůsobit formálnímu i neformálnímu setkání.
