Zápisy ze zasedání představenstva jsou právními dokumenty a jsou k dispozici pro veřejnou kontrolu, což je důležité pro obchodní nebo jiný typ organizace. Čím formálnější jsou, tím důležitější je, že jsou schváleny správní radou předtím, než budou šířeny. Použití několika jednoduchých osvědčených postupů pro nahrávání a schvalování minut vám pomůže zefektivnit tento proces a snížit papírování.
Přečtěte si proces zaznamenávání minut schůzek, které organizace pověřila. Mnoho z nich řídí Pravidla objednávek společnosti Robert a umožňuje nahrávacímu tajemníkovi používat šablonu pro vytváření poznámek a vytváření posledních minut. Zeptejte se, kdy a zda byste měli zahrnout jména členů správních orgánů, které dělají připomínky nebo klást otázky, nebo zda byste měli chránit jejich soukromí. Například budete možná muset napsat: "Bylo projednáno, že náš konkurent XYZ Corporation používá klamavou reklamu a FTC by měl být kontaktován", spíše než "Bob Smith uvedl, že věří, že náš konkurent XYZ Corporation používá zavádějící reklama a FTC. Debbie Jones a Hank Johnson souhlasili."
Ujistěte se, že jste záznamy zaznamenali přesně. Požádejte členy představenstva, aby přestali mluvit, nebo předsedkyně počkat, než začnete novou diskusi, kdykoli spadnete do vašeho záznamu. Požádejte členy, aby opakovali nebo objasnili veškeré informace, které nejsou jasné. Opakované pohyby členů představenstva, včetně původního návrhu a jeho konečné pozměněné verze, jsou vždy, když je zaveden pohyb. Udělejte to bez ohledu na to, zda je pohyb vyslán a zda prochází. Zaznamenejte součty všech hlasů, než abyste jednoduše uvedli, že hlasování prošlo.
Pošlete zápisy předsedovi správní rady, výkonnému řediteli nebo výkonnému výboru, než je zašlete plné pauze, pokud se jedná o postup vaší organizace. Poté, co obdržíte souhlas k zaslání zápisů do plné penze, zašlete dokument všem členům správní rady bez ohledu na to, zda se zúčastnila schůzky nebo ne, a zda bude nebo nebude na schůzi, na níž bude schůze schválena. Pošlete minuty dostatečně brzy, aby členové představenstva mohli číst, klást otázky o nich, diskutovat o tématech výzkumu a požádat o objasnění.
Na příštím zasedání správní rady, které je usnášeníschopné, má předseda nebo člen správní rady další schůzi, aby podal návrh na schvalování zápisu. Usnášeníschopnost je minimální počet členů správní rady, kteří jsou povinni podniknout úřední kroky. Počkejte, až bude k dispozici vyslání a poté vedoucí schůze otevřete podlahu k diskusi. Během diskuse požadujte, aby byl učiněn, vyslán a předán návrh, pokud dojde ke změnám nebo opravám, které je třeba provést v zápisu. Po diskusi nebo v případě, že nedojde k diskusi, požádat vedoucí schůze o dotaz nebo hlasovat o schválení zápisu.
Tipy
-
Zkontrolujte, zda vaše organizace má statut nebo jiné pravidlo, pokud jde o datum, do kterého členové správní rady obdrží minuty zasedání.
